Kế toán tại doanh nghiệp phân phối dược phẩm - khó khăn trong công tác quản lý hàng tồn kho

1. Nhận diện doanh nghiệp phân phối dược phẩm

Theo quy định của pháp luật, để được hoạt động kinh doanh dược, cơ sở kinh doanh phải có Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp.

Theo đó, để được cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược, cơ sở kinh doanh phải đáp ứng đủ các điều kiện quy định tại Điều 33 Luật Dược 2016, bao gồm:

-  Điều kiện về cơ sở vật chất, kỹ thuật và nhân sự được quy định như sau : Cơ sở bán buôn thuốc, nguyên liệu làm thuốc phải có địa điểm, kho bảo quản thuốc, trang thiết bị bảo quản, phương tiện vận chuyển, hệ thống quản lý chất lượng, tài liệu chuyên môn kỹ thuật và nhân sự đáp ứng Thực hành tốt phân phối thuốc, nguyên liệu làm thuốc.

- Người chịu trách nhiệm chuyên môn về dược và vị trí công việc quy định tại Điều 11 Luật Dược 2016 phải có Chứng chỉ hành nghề dược phù hợp với cơ sở kinh doanh dược quy định tại khoản 2 Điều 32 Luật Dược 2016.

- Việc đánh giá đủ điều kiện về cơ sở vật chất, kỹ thuật và nhân sự được thực hiện 03 năm một lần hoặc đột xuất theo quy định của Bộ trưởng Bộ Y tế hoặc Điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên.

2. Đặc thù trong công tác quản lý hàng tồn kho

2.1. Dược phẩm là hàng hóa đặc thù

- Tên hàng hóa khó nhớ, tên gần giống nhau dễ gây nhầm lẫn.

- Đơn vị tính đa dạng, thường được quy đổi khi thực hiện giao dịch mua bán.

- Phải theo dõi số đăng ký, số lô, hạn sử dụng …

2.2. Quản trị hàng tồn kho hiện nay

Sử dụng phần mềm quản lý: giúp doanh nghiệp kiểm soát tối ưu về hàng tồn kho, đánh giá được hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, tính được vòng quay hàng tồn kho, số liệu được cập nhật kịp thời giúp ban lãnh đạo doanh nghiệp có kế hoạch kinh doanh hiệu quả. 

- Phần mềm excel : có nhiều hạn chế trong việc quản lý và kết nối giữa các phòng ban trong doanh nghiệp khi vận hành.

- Phần mềm kế toán : xu hướng sử dụng phần mềm kế toán online, tự động truy xuất các báo cáo mọi lúc mọi nơi, tăng tính hiệu quả trong quản lý hàng tồn kho nói riêng và công tác kế toán nói chung.

Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát số liệu và lập báo cáo:

- Thiết lập hệ thống kế toán doanh nghiệp phù hợp với mô hình kinh doanh.

- Đảm bảo việc ghi chép hạch toán kế toán kịp thời, trung thực, phản ánh đúng thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh.

- Cập nhật thường xuyên trạng thái của kho hàng;

- Kiểm soát đơn hàng, hàng ký gửi tại đại lý, chiết khấu cho khách hàng, hoa hồng cho nhân viên kinh doanh …

- Thực hiện báo cáo định kỳ theo quy định hoặc được cấp trên yêu cầu.

- Đề xuất ý kiến, tham mưu cho ban lãnh đạo.

3. Hạch toán một số nghiệp vụ tại doanh nghiệp kinh doanh dược phẩm

Về công tác hạch toán kế toán tại doanh nghiệp kinh doanh dược phẩm tuân thủ theo chế độ kế toán quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC và thông tư 133/2015/TT-BTC không có khác biệt gì so với doanh nghiệp thương mại.

Một số nghiệp vụ phổ biến trong doanh nghiệp phân phối dược phẩm kế toán cần nắm.

3.1. Mua hàng trong nước

Nợ tài khoản (TK) 156

Nợ TK 1331

Có TK 331, 111, 112

3.2. Mua hàng nhập khẩu

Nợ TK 156

Có TK 331

Có TK 33312

Có TK 3332

Có TK 3333

Trường hợp thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào của hàng nhập khẩu được khấu trừ.

Nợ TK 1331

Có TK 33312

3.3. Bán hàng

Ghi nhận doanh thu bán hàng

Nợ TK 131, 111, 112 …

Có TK 511

Có TK 33311

Ghi nhận giá vốn hàng bán tương ứng

Nợ TK 632

Có TK 156

Trường hợp khuyến mãi (đã được đăng ký với sở công thương)

Cho khách hàng hưởng khuyến mãi không kèm điều kiện

Nợ TK 641

Có TK 156

Cho khách hàng hưởng khuyến mãi có điều kiện

Nợ TK 131, 111, 112 …

Có TK 511 : Doanh thu hàng bán và hàng khuyến mãi

Có TK 33311

Ghi nhận giá vốn hàng bán tương ứng

Nợ TK 632

Có TK 156

Trường hợp khuyến mãi (không đăng ký với sở công thương)

Cho khách hàng hưởng khuyến mãi không kèm điều kiện

Nợ TK 641

Có TK 156

Có TK 33311

Cho khách hàng hưởng khuyến mãi có điều kiện

Nợ TK 131, 111, 112 …

Có TK 511 : Doanh thu hàng bán và hàng khuyến mãi

Có TK 33311

Ghi nhận giá vốn hàng bán tương ứng

Nợ TK 632

Có TK 156

Có TK 33311

Thực hiện các nghiệp vụ chiết khấu thương mại TK 5211, hàng bán bị trả lại TK 5212, giảm giá hàng bán 5213 khi có phát sinh như sau

Nợ TK 521

Nợ TK 33311

Có TK 131, 111, 112

Trường hợp hàng bán bị trả lại, thực hiện nhập kho lại hàng đã trả lại

Nợ TK 156

Có TK 632

Cuối kỳ kết chuyển qua tài khoản 511 ghi giảm doanh thu

Nợ TK 511

Có TK 521

Hàng gửi đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng

Xuất kho gửi đại lý

Nợ TK 157

Có TK 156

Đại lý báo về doanh nghiệp đã bán được hàng

Nợ TK 131, 111, 112

Có TK 511

Có TK 33311

Ghi nhận giá vốn hàng bán tương ứng

Nợ TK 632

Có TK 157

Doanh nghiệp trả hoa hồng cho đại lý

Nợ TK 641

Nợ TK 1331

Có TK 131, 111, 112

3.4. Lập dự phòng tổn thất hàng tồn kho

Căn cứ điều 45 thông tư số 200/2014/TT-BTC và điều 36 thông tư số 133/2016/TT-BTC quy định về việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Trường hợp hàng tồn kho gần hết hạn sử dụng và có dấu hiệu giảm giá, kế toán tiến hành trích lập dự phòng vào thời điểm 31/12. Quy định về trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho căn cứ thông tư số 48/2019/TT-BCT.

Khi lập Báo cáo tài chính, nếu số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập kỳ này lớn hơn số đã trích lập từ các kỳ trước, kế toán trích lập bổ sung phần chênh lệch.

Nợ TK 632

Có TK 2294

Trường hợp số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập kỳ này nhỏ hơn số đã trích lập từ các kỳ trước.

Nợ TK 2294

Có TK 632

Kế toán xử lý khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho trước khi doanh nghiệp 100% vốn nhà nước chuyển thành công ty cổ phần: Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho sau khi bù đắp tổn thất, nếu được hạch toán tăng vốn nhà nước.

Nợ TK 2294

            Có TK 411

3.5. Xử lý hàng tồn kho hết hạn sử dụng 

Hồ sơ đối với hàng hóa bị hư hỏng do hết hạn sử dụng quy định tại tiết b khoản 2.1 điều 6 thông tư số 78/2014/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 02/08/2014:

• Văn bản của doanh nghiệp gửi cơ quan thuế trực tiếp quản lý giải trình về hàng hóa bị bị hư hỏng do hết hạn sử dụng, bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên.
• Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa bị hư hỏng do doanh nghiệp lập. Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa hư hỏng phải xác định rõ giá trị hàng hóa bị hư hỏng, nguyên nhân hư hỏng; chủng loại, số lượng, giá trị hàng hóa có thể thu hồi được (nếu có) kèm theo bảng kê xuất nhập tồn hàng hóa bị hư hỏng có xác nhận do đại diện hợp pháp của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật.
• Hồ sơ bồi thường thiệt hại được cơ quan bảo hiểm chấp nhận bồi thường (nếu có).
• Hồ sơ quy định trách nhiệm của tổ chức, cá nhân phải bồi thường (nếu có).

Kế toán xử lý khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đối với vật tư, hàng hóa bị hủy bỏ do hết hạn sử dụng, mất phẩm chất, hư hỏng, không còn giá trị sử dụng.

Nợ TK 2294

Nợ TK 632

           Có các TK 156

4. Thuế suất thuế GTGT của mặt hàng dược phẩm

Căn cứ theo khoản 11 Điều 10 Thông tư 219/2013/TT-BTC được sửa đổi bởi Điều 1 Thông tư 43/2021/TT-BTC quy định như sau:

Điều 10. Thuế suất 5%

...

11. Thiết bị, dụng cụ y tế gồm máy móc và dụng cụ y tế: các loại máy soi, chiếu, chụp dùng để khám, chữa bệnh; các thiết bị, dụng cụ chuyên dùng để mổ, điều trị vết thương, ô tô cứu thương; dụng cụ đo huyết áp, tim, mạch, dụng cụ truyền máu; bơm kim tiêm; dụng cụ phòng tránh thai; các dụng cụ, thiết bị y tế có Giấy phép nhập khẩu hoặc Giấy chứng nhận đăng ký lưu hành hoặc Phiếu tiếp nhận hồ sơ công bố tiêu chuẩn theo quy định pháp luật về y tế hoặc theo Danh mục trang thiết bị y tế thuộc diện quản lý chuyên ngành của Bộ Y tế được xác định mã số hàng hóa theo Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam ban hành kèm theo Thông tư số 14/2018/TT-BYT ngày 15/5/2018 của Bộ trưởng Bộ Y tế và văn bản sửa đổi, bổ sung (nếu có).

Bông, băng, gạc y tế và băng vệ sinh y tế; thuốc phòng bệnh, chữa bệnh bao gồm thuốc thành phẩm, nguyên liệu làm thuốc, trừ thực phẩm chức năng; vắc-xin; sinh phẩm y tế, nước cất để pha chế thuốc tiêm, dịch truyền; mũ, quần áo, khẩu trang, săng mổ, bao tay, bao chi dưới, bao giày, khăn, găng tay chuyên dùng cho y tế, túi đặt ngực và chất làm đầy da (không bao gồm mỹ phẩm); vật tư hóa chất xét nghiệm, diệt khuẩn dùng trong y tế.

Như vậy theo quy định hiện hành, mặt hàng dược phẩm thuế suất thuế GTGT là 5%.

Thiết bị, dụng cụ y tế gồm máy móc và dụng cụ y tế thuế suất thuế GTGT là 5%.

Thực phẩm chức năng thuế suất thuế GTGT là 10%.

Mỹ phẩm thuế suất thuế GTGT là 10%.

Căn cứ  khoản a Điều 1 Thông tư 130/2016/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 100/2016/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế giá trị gia tăng, Luật Thuế tiêu thụ đặc biệt và Luật Quản lý thuế sửa đổi và sửa đổi các Thông tư về thuế do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành

Điều 1. Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Luật Thuế giá trị gia tăng và Nghị định số 209/2013/NĐ-CP ngày 18/12/2013 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Thuế giá trị gia tăng (đã được sửa đổi, bổ sung theo Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014, Thông tư số 151/2014/TT-BTC ngày 10/10/2014 và Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ Tài chính) như sau:

1. Sửa đổi, bổ sung Điều 4 như sau:

a) Sửa đổi, bổ sung khoản 9 Điều 4 như sau:

“9. Dịch vụ y tế, dịch vụ thú y, bao gồm dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh, phòng bệnh cho người và vật nuôi, dịch vụ sinh đẻ có kế hoạch, dịch vụ điều dưỡng sức khoẻ, phục hồi chức năng cho người bệnh, dịch vụ chăm sóc người cao tuổi, người khuyết tật; vận chuyển người bệnh, dịch vụ cho thuê phòng bệnh, giường bệnh của các cơ sở y tế; xét nghiệm, chiếu, chụp, máu và chế phẩm máu dùng cho người bệnh.

Dịch vụ chăm sóc người cao tuổi, người khuyết tật bao gồm cả chăm sóc về y tế, dinh dưỡng và tổ chức các hoạt động văn hóa, thể thao, giải trí, vật lý trị liệu, phục hồi chức năng cho người cao tuổi, người khuyết tật.

Trường hợp trong gói dịch vụ chữa bệnh (theo quy định của Bộ Y tế) bao gồm cả sử dụng thuốc chữa bệnh thì khoản thu từ tiền thuốc chữa bệnh nằm trong gói dịch vụ chữa bệnh cũng thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT.”

Tác giả : Lê Thị Thu Phương ([email protected])