Sổ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 99/2025/TT-BTC – Quy định mới áp dụng từ 01/01/2026

1️⃣ Tổng quan về Thông tư 99/2025/TT-BTC và quy định về sổ kế toán

Ngày 27/10/2025, Bộ Tài chính ban hành Thông tư 99/2025/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp (thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC), có hiệu lực từ 01/01/2026.
Thông tư này quy định đầy đủ về:

• Chứng từ kế toán (Phụ lục I)

• Hệ thống tài khoản kế toán (Phụ lục II)

• Hệ thống sổ kế toán (Phụ lục III)

• Báo cáo tài chính (Phụ lục IV)

Phần sổ kế toán là trụ cột trung tâm trong việc ghi chép, phản ánh và tổng hợp toàn bộ nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh của doanh nghiệp.

2️⃣ Khái niệm và vai trò của sổ kế toán

2.1. Khái niệm

Theo Điều 10 Thông tư 99/2025/TT-BTC:

“Sổ kế toán là phương tiện dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ kế toán theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế, phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính.”

2.2. Vai trò

• Là cơ sở pháp lý chứng minh tính hợp lệ của báo cáo tài chính;

• Giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền, công nợ, chi phí, tài sản, vốn chủ sở hữu;

• Là căn cứ cho cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra tài chính kiểm tra, đối chiếu;

• Là chứng cứ quan trọng trong tranh chấp kinh tế, xử lý kế toán – tài chính.

3️⃣ Hệ thống sổ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Phụ lục III Thông tư 99/2025/TT-BTC quy định hệ thống sổ kế toán gồm 3 nhóm chính:

💡 Doanh nghiệp có thể thiết kế sổ riêng phù hợp hoạt động, nhưng phải đảm bảo đủ chỉ tiêu, dễ đối chiếu, minh bạch.

4️⃣ Hình thức sổ kế toán áp dụng từ 2026

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, doanh nghiệp được lựa chọn một trong hai hình thức sổ kế toán sau:

4.1. Hình thức ghi sổ kế toán bằng phương pháp thủ công

• Sử dụng sổ giấy in sẵn mẫu (theo Phụ lục III).

• Mỗi trang sổ có tên sổ, số trang, chữ ký người lập – kế toán trưởng – giám đốc.

• Khi hết sổ, phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai và lưu trữ cẩn thận.

4.2. Hình thức ghi sổ kế toán bằng phương tiện điện tử

• Ghi sổ trên phần mềm kế toán (MISA, FAST, Bravo, Excel…).

• Phải có quy trình bảo mật, sao lưu, phân quyền truy cập.

• Khi in ra giấy hoặc lưu trữ điện tử, sổ phải có định danh người lập, ngày giờ, và chức danh phê duyệt.

• Được lưu trữ điện tử 10 năm, đảm bảo truy xuất khi cần.

5️⃣ Quy định về lập, ghi, khóa và lưu trữ sổ kế toán

5.1. Lập sổ kế toán

• Doanh nghiệp phải mở sổ kế toán đầu kỳ (ngày đầu tiên của năm tài chính).

• Sổ phải được ghi từ chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ.

• Mỗi loại nghiệp vụ có thể được ghi vào nhiều sổ khác nhau, nhưng không được ghi trùng lặp.

5.2. Ghi sổ kế toán

• Ghi chép kịp thời, chính xác, rõ ràng, không tẩy xóa.

• Sửa sai phải theo nguyên tắc kế toán: gạch một dòng, ký xác nhận, ghi lại đúng số liệu.

• Đối với sổ điện tử: mọi thay đổi đều phải lưu dấu vết (log chỉnh sửa).

5.3. Khóa sổ kế toán

• Doanh nghiệp phải khóa sổ định kỳ hàng tháng, quý và cuối năm.

• Sau khi khóa sổ, mọi nghiệp vụ điều chỉnh (nếu có) phải được ghi bằng bút toán điều chỉnh riêng.

• Kết quả khóa sổ là căn cứ lập báo cáo tài chính.

5.4. Lưu trữ sổ kế toán

Theo Điều 30 Thông tư 99/2025/TT-BTC:

• Sổ kế toán tổng hợp, chi tiết và các sổ liên quan đến báo cáo tài chính phải lưu trữ tối thiểu 10 năm.

• Các sổ, báo cáo nội bộ không trực tiếp dùng cho báo cáo tài chính được lưu ít nhất 5 năm.

• Hình thức lưu: bản giấy hoặc điện tử (đảm bảo an toàn, toàn vẹn dữ liệu).

6️⃣ Trách nhiệm của kế toán trưởng và người đại diện pháp luật

Chức danh	Trách nhiệm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC
Kế toán trưởng	Tổ chức, kiểm tra, ký duyệt việc mở – ghi – khóa – lưu trữ sổ kế toán
Người đại diện pháp luật	Chịu trách nhiệm cuối cùng về tính chính xác và đầy đủ của sổ kế toán
Bộ phận kế toán	Ghi sổ trung thực, phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ, bảo mật dữ liệu kế toán

⚠️ Mọi vi phạm về ghi chép, tẩy xóa, giả mạo hoặc không lưu trữ đúng hạn có thể bị xử phạt hành chính theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP (hoặc văn bản thay thế).

7️⃣ Lợi ích khi tuân thủ đúng quy định mới

✅ Tăng tính minh bạch tài chính – dễ đối chiếu, kiểm tra, kiểm toán.
✅ Hạn chế rủi ro pháp lý khi thanh tra thuế, kiểm tra kế toán.
✅ Chuẩn hóa hệ thống sổ – chứng từ – tài khoản, giúp báo cáo chính xác, nhanh chóng.
✅ Dễ tích hợp phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử, báo cáo thuế điện tử.

8️⃣ Doanh nghiệp cần làm gì để chuyển đổi sổ kế toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC?

1. Tải Phụ lục III – Hệ thống sổ kế toán của Thông tư 99/2025/TT-BTC.

2. So sánh mẫu sổ hiện tại với mẫu hướng dẫn.

3. Cập nhật phần mềm kế toán để đồng bộ mẫu sổ mới.

4. Ban hành Quy chế ghi sổ, khóa sổ và lưu trữ nội bộ.

5. Đào tạo lại nhân sự kế toán để thống nhất phương pháp ghi sổ.

6. Kiểm tra, đối chiếu số liệu cuối năm đảm bảo đúng đối ứng tài khoản.

9️⃣ Dịch vụ hỗ trợ áp dụng sổ kế toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Tại Dịch Vụ Kế Toán Nhanh, chúng tôi cung cấp trọn gói dịch vụ giúp doanh nghiệp chuyển đổi và vận hành hệ thống sổ kế toán theo quy định mới, gồm:

• Thiết lập sổ kế toán điện tử, nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết;

• Cập nhật danh mục sổ theo Phụ lục III Thông tư 99/2025/TT-BTC;

• Soát xét và đối chiếu chứng từ – tài khoản – báo cáo;

• Hướng dẫn khóa sổ, lập báo cáo tài chính và lưu trữ dữ liệu đúng quy định;

• Đào tạo nhân viên kế toán áp dụng chuẩn sổ mới.

📞 Hotline/Zalo: 0901 455 988
📧 Email: [email protected]
🌐 Website: www.dichvuketoannhanh.com
⏰ Giờ làm việc: 8h00 – 17h00 (Thứ 2 – Thứ 6)

🔟 Kết luận

Thông tư 99/2025/TT-BTC là dấu mốc quan trọng trong việc hiện đại hóa công tác kế toán doanh nghiệp tại Việt Nam.
Việc chuẩn hóa sổ kế toán theo quy định mới giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý, minh bạch tài chính và sẵn sàng hội nhập quốc tế.
Hãy chuẩn bị ngay từ bây giờ để sẵn sàng áp dụng từ ngày 01/01/2026, tránh bị động khi cơ quan thuế – kiểm toán tiến hành kiểm tra.

✅ Tải tài liệu tham khảo

📥 Phụ lục III – Hệ thống sổ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 99/2025/TT-BTC (PDF)