Danh mục và biểu mẫu chứng từ kế toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC – Hướng dẫn chi tiết áp dụng từ 01/01/2026

1. Giới thiệu

Ngày 27 tháng 10 năm 2025, Bộ Tài chính ban hành Thông tư 99/2025/TT-BTC hướng dẫn về chế độ kế toán doanh nghiệp (thay thế Thông tư 200/2014/TT‑BTC) và sẽ có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2026, áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày này. 

Một trong những nội dung quan trọng của Thông tư là quy định về chứng từ kế toán, biểu mẫu chứng từ kế toán và hệ thống sổ kế toán mà doanh nghiệp cần áp dụng. 

Với vai trò là dịch vụ hỗ trợ kế toán – thuế – hóa đơn điện tử, tại dichvuketoannhanh.com chúng tôi xin tổng hợp và phân tích rõ danh mục và biểu mẫu chứng từ kế toán theo Thông tư này, giúp doanh nghiệp chuẩn bị và chuyển đổi đúng quy định.

2. Danh mục và biểu mẫu chứng từ kế toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

2.1 Quy định chung

Theo Điều 9 của Thông tư 99/2025/TT-BTC:

• Doanh nghiệp tham khảo để áp dụng biểu mẫu hệ thống chứng từ kế toán tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư. 

• Trường hợp doanh nghiệp có đặc thù sản xuất–kinh doanh, được thiết kế thêm hoặc sửa đổi, bổ sung biểu mẫu chứng từ kế toán so với biểu mẫu hướng dẫn tại Phụ lục I. Khi làm như vậy, doanh nghiệp phải ban hành Quy chế hạch toán kế toán (hoặc tài liệu tương đương) để làm cơ sở thực hiện.
• Doanh nghiệp phải đảm bảo chứng từ kế toán, biểu mẫu: phản ánh đầy đủ, kịp thời, trung thực, minh bạch, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu được tài sản, nguồn vốn.

2.2 Hệ thống chứng từ kế toán – Những nhóm chính

Các nhóm chứng từ chính mà doanh nghiệp cần lưu ý gồm:

• Chứng từ kế toán gốc: hóa đơn, chứng từ thanh toán, hợp đồng, phiếu nhập – xuất kho, phiếu lệnh chi tiền, phiếu thu, phiếu chi, biên bản quyết toán,…

• Chứng từ kế toán nội bộ: phiếu luân chuyển nội bộ, biên bản kiểm kê, quyết định khấu hao, quyết định trích lập dự phòng, ghi nhận nội bộ, …

• Chứng từ điện tử: Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thì phải đảm bảo tính pháp lý và lưu trữ theo quy định.

• Các loại sổ, bảng kê liên quan: bảng kê chi tiết tài khoản, bảng phân bổ chi phí, bảng trích khấu hao, báo cáo nội bộ dùng làm căn cứ ghi sổ, …

• Biểu mẫu báo cáo tài chính: mặc dù thuộc phần khác của Thông tư nhưng có liên quan đến chứng từ kế toán vì dữ liệu chứng từ là cơ sở để lập báo cáo.

2.3 Biểu mẫu chứng từ kế toán – Phụ lục I

Phụ lục I ban hành kèm Thông tư 99/2025/TT-BTC là nơi chứa “hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán”. Doanh nghiệp cần:

• Tải về và tham khảo biểu mẫu chứng từ theo Phụ lục I.
• So sánh biểu mẫu hiện đang sử dụng tại đơn vị với biểu mẫu hướng dẫn tại Phụ lục I.

• Nếu biểu mẫu đơn vị đang sử dụng khác (thêm bớt trường, điều chỉnh tên trường, thêm ký quỹ nội bộ…), thì cần ban hành Quy chế hạch toán kế toán nêu rõ việc thay đổi này và xác định rõ trách nhiệm, chữ ký.
• Ví dụ: Điều 9 nêu rằng “Doanh nghiệp tham khảo để áp dụng … Trường hợp để phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý, doanh nghiệp được thiết kế thêm hoặc sửa đổi, bổ sung biểu mẫu chứng từ kế toán …” 

• 2.4 Lưu trữ chứng từ và tài liệu kế toán

  Một phần rất quan trọng cần lưu ý: thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán. Theo thông tin tại bài viết phân tích Thông tư 99/2025: 

  • Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán (kể cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính): phải lưu trữ ít nhất 05 năm.
  • Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm: phải lưu trữ ít nhất 10 năm, trừ trường hợp pháp luật khác có quy định.

Do đó, doanh nghiệp cần xem lại chính sách lưu trữ, kho dữ liệu (cả bản giấy và bản điện tử) để đảm bảo tuân thủ ngay từ 01/01/2026.

3. Hướng dẫn doanh nghiệp triển khai áp dụng theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

3.1 Những bước chính cần thực hiện

3.1.1. Tải và nghiên cứu Thông tư 99/2025/TT-BTC: doanh nghiệp cần đọc toàn văn và phụ lục liên quan để hiểu rõ các điều khoản về chứng từ, sổ kế toán, báo cáo tài chính.

3.1.2. Kiểm tra tình trạng chứng từ, biểu mẫu hiện đang sử dụng:

• • So sánh với biểu mẫu hướng dẫn tại Phụ lục I.
  • Kiểm tra xem có trường nào, mẫu nào bị thiếu hoặc không phù hợp theo mẫu mới.

3.1.3. Thiết kế hoặc điều chỉnh biểu mẫu chứng từ nếu cần:

• • Nếu doanh nghiệp có đặc thù hoạt động (ví dụ: xuất khẩu, logistic, công ty đa quốc gia, đầu tư tài chính…) thì có thể thiết kế bổ sung trường thông tin, nhưng phải tuân theo nguyên tắc của Thông tư (đầy đủ, kịp thời, trung thực, minh bạch).
  • Ban hành Quy chế hạch toán kế toán hoặc tài liệu tương đương nêu rõ việc sửa đổi/sử bổ mẫu chứng từ và trách nhiệm của các cá nhân liên quan.

3.1.4. Cập nhật hệ thống sổ và hệ thống tài khoản kế toán:

• • Theo Thông tư 99/2025, tại Điều 11 doanh nghiệp áp dụng hệ thống tài khoản kế toán tại Phụ lục II.

  • Doanh nghiệp cần kiểm tra lại bản đồ tài khoản, sổ chi tiết, bảng kế toán phụ.

3.1.5. Tổ chức đào tạo, triển khai nội bộ:

• • Kế toán trưởng, bộ phận kế toán cần được đào tạo để hiểu mẫu chứng từ mới, quy trình lập chứng từ, ký chứng từ, lưu trữ chứng từ mới.
  • Ban hành quy trình lưu trữ điện tử nếu có áp dụng chứng từ điện tử.

3.1.6. Kiểm tra và giám sát việc thực hiện:

• • Đánh giá việc sử dụng mẫu chứng từ mới từ 01/01/2026 trở đi.
  • Kiểm tra việc lưu trữ đúng thời hạn (05 năm / 10 năm) và có biện pháp xử lý chứng từ quá thời hạn.
  • Đối với chứng từ điện tử, đảm bảo lưu trữ, sao lưu, truy xuất và kiểm soát truy cập hợp lý.

3.2 Những lưu ý quan trọng

• Thông tư 99/2025/TT-BTC có hiệu lực từ 01/01/2026 và áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày đó. 

• Doanh nghiệp không bắt buộc thay đổi mẫu chứng từ ngay nếu mẫu hiện tại đã phù hợp và đáp ứng các yêu cầu (đầy đủ thông tin, minh bạch, dễ kiểm soát). Tuy nhiên, doanh nghiệp nên cập nhật để tránh rủi ro không đáp ứng yêu cầu mới.

• Chứng từ nội bộ mà doanh nghiệp tự thiết kế thêm (hoặc sửa đổi mẫu hướng dẫn) – phải có văn bản ban hành rõ trách nhiệm, lý do và lưu trữ quy trình.

• Đối với doanh nghiệp có hoạt động đặc thù (đầu tư tài chính, công ty mẹ – công ty con, liên doanh, xuất nhập khẩu…) nên xem xét kỹ phần “trường hợp chưa được hướng dẫn” tại Điều 11, khoản 3: đơn vị có nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà chưa được hướng dẫn kế toán thì căn cứ luật kế toán, văn bản hướng dẫn, chuẩn mực kế toán Việt Nam và nguyên tắc trong Thông tư để thực hiện. 

• Việc lưu trữ chứng từ kế toán cần được chuẩn hóa cả về bản giấy và bản điện tử, có hệ thống tên file, phân loại theo năm, phân loại theo loại chứng từ – dễ tra cứu, kiểm tra.

• Trong trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, nguyên tắc chứng từ kế toán vẫn phải đảm bảo “phải lập 1 lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh”. 

4. Vai trò dịch vụ kế toán hỗ trợ & lời kêu gọi hành động

Tại Dịch Vụ Kế Toán Nhanh (dichvuketoannhanh.com), chúng tôi cung cấp trọn gói dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, bao gồm:

• Soát xét mẫu chứng từ hiện tại của doanh nghiệp và đối chiếu với Phụ lục I của Thông tư.

• Thiết kế hoặc điều chỉnh mẫu chứng từ nội bộ, xây dựng quy chế hạch toán kế toán phù hợp.

• Cập nhật hệ thống tài khoản và sổ kế toán theo Thông tư hướng dẫn.

• Hỗ trợ lưu trữ dữ liệu chứng từ, triển khai chứng từ điện tử và lưu trữ điện tử.

• Đào tạo kế toán – trưởng phòng tài chính về mẫu chứng từ mới, quy trình ký chứng từ, kiểm soát nội bộ chứng từ.

👉 Nếu quý doanh nghiệp cần tư vấn hoặc hỗ trợ nhanh về việc chuyển đổi chứng từ – biểu mẫu theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, liên hệ ngay:
📞 Điện thoại/Zalo: 0901 455 988
📧 Email: [email protected]
🌐 Website: www.dichvuketoannhanh.com
⏰ Giờ làm việc: 8h00 – 17h00 (Thứ 2 – Thứ 6)

Hãy chuẩn bị sẵn sàng để áp dụng đúng và hiệu quả từ năm tài chính 2026 – tránh rủi ro, tối ưu quy trình, nâng cao tính minh bạch và kiểm soát tài chính nội bộ.