Hướng dẫn lập và nộp Hồ sơ 604 đăng ký đóng BHXH trên phần mềm VNPT

1. Hồ sơ 604 trên BHXH VNPT là gì? Vì sao doanh nghiệp phải nộp?

Trong hoạt động của doanh nghiệp, có một nhóm đặc biệt gọi là người quản lý doanh nghiệp không hưởng lương:

• Giám đốc/Chủ tịch công ty

• Thành viên HĐQT/HĐTV

• Chủ doanh nghiệp tư nhân

• Tổng giám đốc, phó tổng giám đốc

• Người đại diện pháp luật không nhận lương

Theo Luật BHXH, nhóm này bắt buộc phải tham gia BHXH nếu hưởng tiền công/thu nhập, và có quyền tham gia BHXH theo hình thức người quản lý mà không hưởng lương nếu doanh nghiệp lựa chọn phương án tham gia để đảm bảo quyền lợi cho họ.

Hồ sơ 604 là hồ sơ điện tử dùng để đăng ký tham gia BHXH bắt buộc trên phần mềm VNPT-BHXH, áp dụng cho nhóm người quản lý doanh nghiệp không hưởng lương.

Bộ hồ sơ này được sử dụng khi:

• Doanh nghiệp muốn đăng ký đóng BHXH cho Giám đốc/Chủ tịch dù không nhận lương.

• Doanh nghiệp muốn chuyển đổi hình thức đóng BHXH cho người quản lý từ lương sang không hưởng lương.

• Doanh nghiệp mới thành lập có người đại diện pháp luật nhưng không ký hợp đồng lao động.

Việc lập hồ sơ 604 đúng và đủ giúp:

• Tránh rủi ro doanh nghiệp bị cơ quan BHXH truy thu.

• Bảo đảm chế độ ốm đau – thai sản – hưu trí – tử tuất cho người quản lý.

• Minh bạch thông tin và nghĩa vụ tham gia BHXH bắt buộc.

2. Khi nào cần lập Hồ sơ 604?

Doanh nghiệp sẽ cần lập Hồ sơ 604 trong các trường hợp sau:

2.1. Doanh nghiệp có Giám đốc/Chủ tịch không hưởng lương nhưng muốn tham gia BHXH

Ví dụ:

• Công ty mới mở, chưa có doanh thu, Giám đốc chưa hưởng lương nhưng vẫn muốn tham gia BHXH để bảo lưu thời gian.

2.2. Doanh nghiệp chuyển đổi hình thức trả lương

Từ hưởng lương sang không hưởng lương, hoặc ngược lại.

2.3. Người đại diện pháp luật không ký hợp đồng lao động

Pháp luật không bắt buộc ký hợp đồng lao động với Giám đốc – Chủ tịch, nên hồ sơ 604 là hướng mở để họ tham gia BHXH hợp lệ.

2.4. Doanh nghiệp làm lại hồ sơ khi bị yêu cầu bổ sung

Cơ quan BHXH có thể yêu cầu lập lại khi hồ sơ chưa chuẩn xác.

3. Điều kiện để lập Hồ sơ 604

Doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Thông tin CCCD/CMND của người quản lý

• Số định danh cá nhân (ID)

• Email, số điện thoại

• Quyết định bổ nhiệm

• Giấy phép kinh doanh

• Thông tin mức đóng BHXH (nếu có hưởng lương)

Lưu ý:
Nếu người quản lý không hưởng lương, phần mềm VNPT-BHXH sẽ hiển thị tùy chọn phù hợp để khai báo theo đúng mẫu 604.

4. Hướng dẫn chi tiết cách lập Hồ sơ 604 trên BHXH VNPT

Dưới đây là hướng dẫn chuẩn hóa theo quy trình trên phần mềm VNPT-BHXH.

4.1. Bước 1: Truy cập phần mềm VNPT-BHXH

Doanh nghiệp truy cập:

• VNPT-BHXH Web

• Hoặc phần mềm cài trên máy tính

Sau đó đăng nhập bằng tài khoản đơn vị được cấp khi đăng ký dịch vụ BHXH điện tử.

Tip: Nếu bị khóa tài khoản, hệ thống VNPT hỗ trợ mở khóa tự động.

4.2. Bước 2: Chọn chức năng lập hồ sơ BHXH

Tại giao diện chính:

• Chọn "Nghiệp vụ BHXH"

• Chọn "Tăng lao động"

• Chọn mục "Hồ sơ 604 – Đăng ký tham gia BHXH cho người quản lý không hưởng lương"

Tên gọi có thể hiển thị là:

• "604 – Đăng ký tham gia BHXH người quản lý DN không hưởng lương"

• Hoặc "Mẫu 604" tùy phiên bản phần mềm.

4.3. Bước 3: Nhập thông tin người quản lý

Các thông tin cần nhập:

A. Thông tin cá nhân

• Họ và tên

• Ngày tháng năm sinh

• Giới tính

• Số CCCD/CMND

• Ngày cấp – nơi cấp

• Mã số BHXH

Nếu chưa có mã số BHXH, hệ thống sẽ hỗ trợ cấp mới.

B. Thông tin chức danh

Chọn chức danh phù hợp:

• Giám đốc

• Chủ tịch HĐQT

• Thành viên HĐTV

• Tổng giám đốc

• Chủ hộ kinh doanh (đối với mô hình hộ kinh doanh)

C. Thông tin về mức lương đóng BHXH

• Nếu không hưởng lương: tích chọn "Không hưởng lương"

• Nếu có hưởng thu nhập, lương khoán → nhập theo quy định BHXH

Mức đóng phải cao hơn lương tối thiểu vùng.

D. Thông tin bổ sung

• Email liên hệ

• Số điện thoại

• Địa chỉ cư trú

• Địa chỉ liên hệ của doanh nghiệp

4.4. Bước 4: Kiểm tra thông tin

Trước khi nộp hồ sơ cần kiểm tra:

• Họ tên đúng theo CCCD?

• Đã chọn đúng “Không hưởng lương” chưa?

• Đã khai đúng mã số BHXH?

• Chức danh kiểm tra theo Quyết định bổ nhiệm.

4.5. Bước 5: Ký số và nộp hồ sơ

Chọn "Nộp hồ sơ", hệ thống sẽ yêu cầu:

• Cắm chữ ký số

• Chọn loại USB Token

• Ký và gửi hồ sơ lên cơ quan BHXH

Sau khi nộp:

• Hệ thống trả trạng thái "Đã gửi"

• BHXH tiếp nhận sẽ trả kết quả trong vòng 24–48 giờ

5. Những lỗi thường gặp khi lập Hồ sơ 604 và cách xử lý

5.1. Không chọn mục “Không hưởng lương”

→ BHXH yêu cầu bổ sung hoặc trả lại hồ sơ.

5.2. Chức danh không trùng Quyết định bổ nhiệm

→ Gọi là sai hồ sơ giấy tờ pháp lý.

5.3. Mã số BHXH trùng/nhầm người khác

→ Do nhập sai số định danh.

5.4. Không ký được hồ sơ

→ Lỗi vì:

• Hết hạn chữ ký số

• Trình duyệt chặn plugin ký số

5.5. Không xác nhận được do thiếu thông tin hợp lệ

Nên kiểm tra CCCD, ngày sinh, giới tính theo dữ liệu dân cư.

6. Lưu ý quan trọng khi lập Hồ sơ 604

• Hồ sơ 604 chỉ dùng cho người quản lý doanh nghiệp không hưởng lương

• Nếu người quản lý có hợp đồng lao động, phải dùng Hồ sơ 600 / Tăng lao động

• Mức đóng BHXH phải đảm bảo không thấp hơn lương tối thiểu vùng

• Thông tin phải khớp với:

  • Giấy đăng ký doanh nghiệp

  • Quyết định bổ nhiệm

  • CCCD

7. Lợi ích của việc lập hồ sơ 604 đúng quy định

✔ Tránh bị cơ quan BHXH xử phạt hành chính

✔ Tránh bị truy thu BHXH khi quyết toán

✔ Người quản lý được hưởng đầy đủ chế độ BHXH

✔ Doanh nghiệp minh bạch hồ sơ, thuận lợi khi thanh tra BHXH

✔ Tự động cập nhật dữ liệu trên hệ thống VNPT và BHXH

8. Dịch vụ hỗ trợ lập Hồ sơ 604 tại Dịch Vụ Kế Toán Nhanh

Để tránh sai sót và bị trả hồ sơ, Dịch Vụ Kế Toán Nhanh cung cấp dịch vụ:

✔ Lập hồ sơ 604 chuẩn 100% đúng quy định

✔ Hỗ trợ tra cứu mã số BHXH – cập nhật thông tin – kiểm tra trùng

✔ Kê khai trực tiếp trên VNPT-BHXH

✔ Theo dõi kết quả – xử lý hồ sơ bị trả

✔ Tư vấn cách tham gia BHXH phù hợp cho Giám đốc/Chủ doanh nghiệp

Hotline/Zalo hỗ trợ nhanh: 0901 455 988

Bạn cần lập Hồ sơ 604 nhanh – chuẩn – không sai sót?

Dịch Vụ Kế Toán Nhanh hỗ trợ doanh nghiệp từ A–Z:

• Tư vấn hình thức tham gia BHXH

• Lập và nộp Hồ sơ 604

• Theo dõi kết quả đến khi duyệt

👉 Gọi ngay 0901 455 988 để được hỗ trợ trong 10 phút!
👉 Website: www.dichvuketoannhanh.com