Hạch toán kế toán và hồ sơ khai thuế tại doanh nghiệp đào tạo, dạy học thêm: Những điều cần biết

1. Đặc điểm kế toán của doanh nghiệp đào tạo và dạy học thêm

Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực đào tạo, giáo dục, dạy học thêm thường là các trung tâm ngoại ngữ, trung tâm kỹ năng, dạy kèm,... Các đơn vị này có đặc thù như sau:

• Doanh thu từ học phí là nguồn thu chính.

• Chi phí đào tạo bao gồm tiền lương giáo viên, chi phí cơ sở vật chất, tài liệu học tập,...

• Có thể áp dụng thuế suất ưu đãi nếu đáp ứng điều kiện về ngành nghề giáo dục.

• Một số trung tâm có thể thu phí không xuất hóa đơn đầy đủ, dễ bị rủi ro về thuế nếu không hạch toán đúng.

2. Hạch toán kế toán tại doanh nghiệp đào tạo, dạy học thêm

2.1. Các khoản doanh thu chính

• Doanh thu học phí (TK 511):

  • Ghi nhận vào thời điểm học viên đăng ký và nộp học phí.

  • Nếu thu tiền trước thì hạch toán vào TK 131 hoặc TK 3387 (doanh thu chưa thực hiện).

• Doanh thu từ bán tài liệu, giáo trình (nếu có):

  • Ghi nhận tương tự như bán hàng hóa, hạch toán vào TK 511.

• Doanh thu khác (nếu có):

  • Cho thuê phòng học, liên kết đào tạo...

Ví dụ định khoản:

• Thu học phí:

  Nợ TK 111/112  

     Có TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện

• Khi học viên bắt đầu học:

  Nợ TK 3387  

     Có TK 511 – Doanh thu cung cấp dịch vụ

     Có TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra (nếu có)

2.2. Chi phí cần hạch toán

• Chi phí lương giáo viên (TK 642 hoặc 154):

  • Nếu là chi phí trực tiếp cho hoạt động giảng dạy thì đưa vào TK 154.

  • Nếu là chi phí quản lý thì đưa vào TK 642.

• Chi phí thuê mặt bằng, điện nước, in ấn giáo trình:

  • Hạch toán vào TK 642 hoặc phân bổ theo kỳ phù hợp.

• Khấu hao tài sản cố định (máy chiếu, bảng thông minh,...):

  • Ghi nhận định kỳ theo chuẩn mực kế toán.

• Chi phí quảng cáo, tiếp thị:

  • Có thể phân bổ hoặc ghi nhận trực tiếp trong kỳ tùy giá trị.

3. Hồ sơ khai thuế cần nộp đối với doanh nghiệp dạy học thêm

3.1. Lệ phí môn bài

• Nộp 1 lần/năm, hạn nộp: 30/01 hàng năm. Miễn lệ phí môn bài cho doanh nghiệp mới ra kinh doanh năm đầu tiên.

• Mức thu tùy theo vốn điều lệ hoặc doanh thu (đối với hộ kinh doanh).

3.2. Thuế giá trị gia tăng (GTGT)

• Nếu doanh nghiệp kê khai theo phương pháp khấu trừ:

  • Phải lập hóa đơn GTGT cho học phí (nếu không được miễn).

  • Hồ sơ khai thuế hàng tháng/quý gồm:

    • Tờ khai thuế GTGT mẫu 01/GTGT

    • Bảng kê hóa đơn đầu vào, đầu ra

• Nếu theo phương pháp trực tiếp (áp dụng với doanh thu nhỏ):

  • Tính thuế theo tỷ lệ % trên doanh thu.

  • Nộp tờ khai theo quý.

3.3. Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

• Tạm nộp thuế theo quý.

Công thức tính :

Thuế TNDN phải nộp = Thu nhập chịu thuế × Thuế suất

Thu nhập chịu thuế = Doanh thu tính thuế – Chi phí được trừ – Các khoản lỗ được chuyển (nếu có)

• Quyết toán năm vào cuối năm tài chính theo mẫu 03/TNDN

• Lưu ý hạch toán chi phí hợp lý hợp lệ để được khấu trừ.

3.4. Thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

• Khấu trừ TNCN cho giáo viên, nhân viên ký hợp đồng.

• Nộp tờ khai theo tháng hoặc quý (mẫu 05/KK-TNCN)

• Quyết toán năm mẫu 05/QTT-TNCN (đối với tổ chức chi trả thu nhập)

3.5. Bảo hiểm xã hội (nếu có tham gia)

• Hồ sơ khai báo lao động, đóng BHXH hàng tháng.

• Thực hiện trên cổng BHXH điện tử hoặc phần mềm của cơ quan BHXH.

4. Những lưu ý quan trọng khi làm kế toán tại cơ sở giáo dục

4.1. Vấn đề hóa đơn học phí

• Nếu có thu phí các dịch vụ đi kèm như tài liệu, đồng phục, thiết bị,... thì cần xuất hóa đơn và kê khai thuế.

4.2. Hợp đồng lao động với giáo viên

• Phải có hợp đồng rõ ràng, tránh thuê miệng.

• Phân biệt giữa giáo viên ký HĐLĐ dài hạn và giáo viên cộng tác viên để tính thuế TNCN cho đúng.

• Nếu trả lương theo từng khóa học, cần có bảng lương/phiếu chi minh bạch.

4.3. Định mức chi phí và chi phí hợp lý

• Một số chi phí như: chi phí tổ chức sự kiện, hoa hồng môi giới học viên,... nếu không có chứng từ đầy đủ thì không được tính vào chi phí hợp lý.

• Nên xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ, hợp lý hóa mọi khoản chi.

4.4. Kiểm soát thu – chi tiền mặt

• Cần có sổ quỹ tiền mặt, bảng kê thu học phí, bảng chi lương rõ ràng.

• Nếu thu nhiều tiền mặt nhưng không ghi nhận đủ doanh thu, rất dễ bị ấn định thuế khi cơ quan thuế kiểm tra.

5. Dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp giáo dục – giải pháp tối ưu

5.1. Vì sao nên thuê dịch vụ kế toán ngoài?

• Tiết kiệm chi phí so với thuê nhân sự nội bộ.

• Đảm bảo tuân thủ pháp luật và cập nhật chính sách thuế mới nhất.

• Hỗ trợ kê khai, báo cáo, nộp hồ sơ đúng hạn, tránh bị phạt.

5.2. Dịch vụ tại Kế Toán Nhanh cung cấp

• Hạch toán kế toán định kỳ theo chuẩn mực

• Soát xét chứng từ, lập báo cáo tài chính

• Khai và nộp thuế GTGT, TNDN, TNCN đúng hạn

• Tư vấn hóa đơn, chứng từ, xây dựng quy trình kế toán

• Đại diện làm việc với cơ quan thuế

6. Kết luận

Kế toán và thuế trong doanh nghiệp đào tạo, dạy học thêm có những đặc thù cần quan tâm. Việc hạch toán đúng – đủ – kịp thời, cùng với hồ sơ khai thuế đầy đủ, minh bạch sẽ giúp đơn vị tránh được rủi ro pháp lý, kiểm tra thuế, cũng như tối ưu chi phí hoạt động.

Nếu bạn đang vận hành một trung tâm đào tạo, hãy để Kế Toán Nhanh hỗ trợ từ A đến Z để bạn yên tâm tập trung vào chất lượng giảng dạy.

Thông tin liên hệ

• Hotline: 0901 455 988

• Email: [email protected]

• Website: www.dichvuketoannhanh.com