Dịch vụ kế toán nội bộ
1.Kế toán nội bộ đảm nhận những công việc gì
Kế toán nội bộ ( tiếng anh là In house Accountant) – hay kế toán quản trị là vị trí nhân sự thực hiện kiểm soát, lưu trữ, kiểm tra, thống kê các phát sinh thực tế trong doanh nghiệp. Đó có thể là từ các phát sinh không có đến có chứng từ, hóa đơn để qua đó xác định được lợi nhuận hoặc thua lỗ của doanh nghiệp.
Mặc dù kế toán nội bộ được phân chia thành nhiều vị trí với các đầu mục công việc khác nhau nhưng nhìn chung, trách nhiệm của kế toán nội bộ xoay quanh việc ghi chép các hoạt động diễn ra hàng ngày của doanh nghiệp với mô tả công việc như sau:
- Tiến hành lập chứng từ, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, rõ ràng, chính xác của chứng từ kế toán và luân chuyển theo đúng quy trình của doanh nghiệp.
- Hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ chứng từ kế toán phát sinh.
- Quản lý, lưu trữ và sắp xếp các chứng từ nội bộ một cách an toàn và khoa học.
- Phối hợp với các kế toán nội bộ khác, các bộ phận khác để thực hiện các công việc theo chỉ thị của cấp trên.
- Thực hiện lập các báo cáo định kỳ hàng tuần, hàng tháng, hàng quý hoặc các báo cáo đột xuất theo yêu cầu của kế toán trưởng và ban lãnh đạo của doanh nghiệp.
- Thống kê và phân tích các số liệu thực tế về hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp để hỗ trợ cấp lãnh đạo đưa ra quyết định đúng đắn.
Các mô hình doanh nghiệp kinh doanh khác nhau sẽ xây dựng hệ thống hệ thống kế toán nội bộ khác nhau để đáp hiệu quả công việc.
2.Phân loại kế toán nội bộ hiện nay
Tại các doanh nghiệp lớn, vị trí kế toán nội bộ thường được phân chia thành nhiều mảng khác nhau nhằm đảm bảo tốt hiệu suất công việc, bao gồm:
- Kế toán thu chi: là người giữ vai trò thủ quỹ, đảm nhận việc quản lý quỹ tiền mặt, quản lý, cập nhập các nguồn thu – chi, phần tồn quỹ tiền mặt và báo cáo lại cho cấp trên.
- Kế toán kho: công việc chính là thực hiện lập chứng từ, ghi sổ hàng hóa được xuất – nhập kho, giám sát và quản lý các luồng hàng qua kho theo quy định của doanh nghiệp. Kèm theo đó, lập báo cáo chi tiết về tình hình hàng xuất – nhập – tồn kho khi cần thiết.
- Kế toán ngân hàng: là người có nhiệm vụ lập ủy nhiệm chi cũng như séc nạp – rút tiền, ghi chép số liệu vào sổ kế toán, đồng thời đối chiếu thông tin giữa sổ phụ và bút toán của cuối tháng để quản lý các tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp.
- Kế toán bán hàng: là người quản lý các hoạt động bán hàng, bao gồm: nhập số liệu mua bán hàng hóa vào phần mềm kế toán, quản lý hóa đơn và chính sách chiết khấu cho khách hàng, đối chiếu số liệu mua hàng hóa trong kho, giám sát công nợ. Ngoài ra, kế toán bán hàng còn có trách nhiệm tổng hợp doanh thu, đối chiếu lượng hàng xuất – nhập kho với thủ kho vào mỗi cuối ngày.
- Kế toán thanh toán: có trách nhiệm lập các chứng từ liên quan đến tạm ứng, đề xuất, thanh toán, đối chiếu công nợ giữa các kết quả chứng từ để quản lý các khoản tạm ứng thanh toán.
- Kế toán tiền lương: đảm nhận việc tính toán và chi trả lương; đồng thời có trách nhiệm lập và quản lý danh sách người lao động; phụ trách quản lý chính sách đóng bảo hiểm của nhân sự trong doanh nghiệp.
- Kế toán công nợ: lên kế hoạch giãn nợ và thu hồi nợ thông qua việc kiểm tra sát sao tình trạng thanh toán của khách hàng. Ngoài ra, người làm kế toán công nợ còn phải tiến hành lập báo cáo về các khoản công nợ phát sinh.
- Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ quản lý và phân tích các chứng từ kế toán, cập nhật thông tin kinh tế, thông tin tài chính hằng ngày của doanh nghiệp. Từ đó, lập các báo cáo tài chính, cố vấn cho ban lãnh đạo kế hoạch tài chính phù hợp.
- Kế toán trưởng: là người đứng đầu bộ phận kế toán, quản lý và giám sát tiến độ công việc của các kế toán viên. Kế toán trưởng là người có cái nhìn tổng quát về bức tranh tài chính của doanh nghiệp, đồng thời, tham mưu các chiến lược tài chính cho ban lãnh đạo.
3.Quy trình dịch vụ kế toán nội bộ
Tuân thủ theo quy trình 6 bước đảm bảo hồ sơ được thực hiện chính xác và đạt được kết quả tốt nhất.
- Bước 1: Trao đổi và tư vấn khách hàng về việc thiết lập lại hệ thống quản lý công việc kế toán nội bộ phù hợp với tình hình thực tiễn;
- Bước 2: Thỏa thuận và thực hiện ký kết hợp đồng dịch vụ giữa hai bên;
- Bước 3: Kiểm tra và tư vấn về việc cân đối số liệu cũng như việc Doanh Nghiệp lấy hóa đơn đầu vào và xuất hóa đơn đầu ra;
- Bước 4: Nhận chứng từ nội bộ để hạch toán trên phần mềm kế toán và báo cáo số liệu cho quản lý doanh nghiệp theo nhu cầu;
- Bước 5: Đảm bảo tuyệt đối thông tin tài chính của quý Doanh Nghiệp;
- Bước 6: Trao kết quả tận tay đến quý khách.
4.Lý do doanh nghiệp nên lựa chọn dịch vụ kế toán nội bộ
Thứ nhất: Tiết kiệm chi phí
Khi sử dụng dịch vụ kế toán nội bộ, doanh nghiệp vừa tiết kiệm chi phí, vừa mang lại sự hiệu quả cao và tính chuyên nghiệp hơn.
Cụ thể, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí nhiều hơn như:
- Chi phí tuyển dụng và đào tạo kế toán.
- Chi phí lương, BHXH, BHYT, khen thưởng, trợ cấp; hệ thống quản lý bộ phận kế toán.
- Chi phí cho cơ sở vật chất: hệ thống máy tính, bàn ghế cho nhân viên, máy in, máy hủy tài liệu, điện, nước, phần mềm kế toán,…
Thứ hai: Tiết kiệm thời gian
- Đội ngũ nhân viên của dịch vụ kế toán nội bộ có nhiều kinh nghiệm hơn; thành thạo công việc nên tiết kiệm được thời gian tìm hiểu; xử lý vấn đề khi xảy ra lỗi.
- Sử dụng dịch vụ, doanh nghiệp tiết kiệm được khoảng thời gian đào tạo công việc cho nhân viên mới.
- Không cần mất thời gian đôn đốc nhân viên; không cần lo lắng tìm người mới khi nhân viên cũ nghỉ việc, làm gián đoạn công việc.
- Nhân viên làm dịch vụ sẽ tiếp nhận công việc bất cứ khi nào doanh nghiệp bạn cần và cho bạn kết quả nhanh nhất có thể.
- Doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian cập nhập kịp thời tình hình, các quy định mới của pháp luật khi sử dụng dịch vụ.
Thứ ba: Chuyên viên kế toán
Thuê chuyên viên kế toán có thể cung cấp cho bạn khả năng thuê một chuyên gia có trình độ chuyên môn cao hơn với giá cả phải chăng với kinh nghiệm của chuyên viên doanh nghiệp nên an tâm về chất lượng.
Các công ty dịch vụ kế toán nội bộ phải nâng cao trình độ và kỹ năng để có thể cạnh tranh trên thị trường. Hơn nữa, thuê một công ty kế toán nội bộ cho phép tiếp cận với đội ngũ Kế toán. Chọn dịch vụ thuê kế toán nội bộ là một cách khôn ngoan, bạn có thể chắc chắn rằng kế toán của mình nằm trong tay công ty đáng tin cậy và am hiểu.
