Thời điểm đăng ký người phụ thuộc để tính giảm trừ gia cảnh – Cập nhật mới nhất 2025

1. Giảm trừ gia cảnh là gì?

Theo Luật Thuế thu nhập cá nhân, giảm trừ gia cảnh là phần thu nhập được trừ trước khi tính thuế để đảm bảo mức sống tối thiểu cho người nộp thuế và người phụ thuộc.

• Mức giảm trừ bản thân: 11.000.000 đồng/tháng

• Mức giảm trừ người phụ thuộc: 4.400.000 đồng/tháng/người

2. Thời điểm đăng ký người phụ thuộc để được giảm trừ

Tùy vào cách đăng ký (qua công ty hay trực tiếp tại cơ quan thuế), thời hạn sẽ khác nhau:

2.1. Đăng ký thông qua doanh nghiệp (ủy quyền công ty)

• Thời hạn: Chậm nhất ngày 31/3 của năm kế tiếp năm tính thuế

• Ví dụ: Người phụ thuộc phát sinh năm 2024 → đăng ký trước ngày 31/3/2025

2.2. Tự đăng ký trực tiếp với cơ quan thuế

• Thời hạn: Chậm nhất ngày 30/4 của năm kế tiếp năm tính thuế

2.3. Trường hợp người phụ thuộc là cá nhân không nơi nương tựa

• Phải đăng ký trước ngày 31/12 trong năm tính thuế

⚠ Nếu đăng ký sau thời hạn, người nộp thuế sẽ không được tính giảm trừ gia cảnh cho năm đó.

3. Thời điểm bắt đầu tính giảm trừ người phụ thuộc

Căn cứ Công văn 801/TCT-TNCN:

• Đăng ký đúng hạn và có đầy đủ hồ sơ → được tính giảm trừ từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng

• Nếu hồ sơ chưa đầy đủ → chỉ được tính giảm trừ từ tháng nộp đủ hồ sơ hợp lệ

Ví dụ: Bé sinh tháng 5/2024 → nếu đăng ký người phụ thuộc đầy đủ trong năm 2024 → được tính giảm trừ từ tháng 5/2024.

4. Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc gồm những gì?

4.1. Hồ sơ bắt buộc

• Mẫu 20-ĐK-TCT – Tờ khai đăng ký người phụ thuộc

• CMND/CCCD hoặc Giấy khai sinh (trẻ dưới 14 tuổi)

• Giấy tờ chứng minh mối quan hệ (nếu là ông, bà, cô, dì…)

• Văn bản ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập (nếu công ty đăng ký thay)

4.2. Thời gian cấp mã số thuế cho người phụ thuộc

• Theo quy định mới nhất, Cục Thuế cấp mã số thuế trong vòng 03 ngày làm việc nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ.

5. Cách đăng ký người phụ thuộc

5.1. Đăng ký qua công ty

• Người lao động cung cấp hồ sơ cho phòng kế toán/nhân sự

• Công ty tổng hợp và gửi dữ liệu đến cơ quan thuế qua HTKK hoặc cổng eTax

5.2. Tự đăng ký trên Cổng thuế điện tử

• Truy cập: https://thuedientu.gdt.gov.vn

• Đăng nhập tài khoản cá nhân

• Chọn: Đăng ký người phụ thuộc

• Điền thông tin + đính kèm hồ sơ

• Nộp và theo dõi kết quả

6. Trách nhiệm lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp

Theo quy định tại Thông tư 111/2013/TT-BTC (điểm i khoản 1 Điều 9) và các văn bản hướng dẫn thuế hiện hành:

Doanh nghiệp có trách nhiệm lưu trữ cẩn thận toàn bộ hồ sơ đăng ký người phụ thuộc để xuất trình khi cơ quan thuế kiểm tra.

✅ Gồm:

• Mẫu 20-ĐK-TCT

• Bản sao CMND/CCCD/giấy khai sinh

• Giấy tờ chứng minh mối quan hệ

• Văn bản ủy quyền (nếu có)

• Kết quả cấp mã số thuế

⏱ Thời hạn lưu trữ:

• Ít nhất 10 năm theo quy định của Luật Quản lý thuế và pháp luật về lưu trữ kế toán.

7. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

❓ Có được đăng ký lại người phụ thuộc nếu quên năm trước?
❌ Không. Phải đăng ký đúng thời hạn mới được tính giảm trừ cho năm đó.

❓ Trường hợp con sinh vào tháng 12 thì có được tính giảm trừ cả năm không?
✅ Có, nếu hồ sơ đầy đủ, được tính từ tháng sinh (tức tháng 12).

❓ Mỗi người phụ thuộc có thể được đăng ký bởi nhiều người nộp thuế không?
❌ Không. Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ cho 01 người nộp thuế trong năm.

Kết luận

Việc đăng ký người phụ thuộc đúng thời hạn và đúng hồ sơ là yếu tố then chốt để được tính giảm trừ gia cảnh. Doanh nghiệp và người lao động cần nắm rõ quy trình và quy định mới nhất để tránh mất quyền lợi về thuế trong năm 2025.

Thông tin liên hệ hỗ trợ

DỊCH VỤ KẾ TOÁN NHANH
📞 Hotline: 0901 455 988
📧 Email: [email protected]
🌐 Website: www.dichvuketoannhanh.com
🕘 Thời gian làm việc: 8h00 – 17h00 (Thứ 2 – Thứ 6)