Mẫu thông báo thay đổi thông tin ngân hàng mới nhất 2026 (file Word)

Mẫu thông báo thay đổi thông tin ngân hàng là văn bản hộ kinh doanh, doanh nghiệp gửi đến khách hàng, đối tác khi tài khoản nhận thanh toán có sự thay đổi: ngân hàng đổi tên thương mại, đổi số tài khoản hoặc chuyển sang ngân hàng khác. Bài viết dưới đây của Dịch vụ kế toán nhanh AZ cung cấp mẫu thông báo chuẩn, hướng dẫn cách soạn và những lưu ý về thuế, hóa đơn khi thay đổi tài khoản ngân hàng. Cuối bài có file Word tải miễn phí.

1. Khi nào cần gửi thông báo thay đổi thông tin ngân hàng?

Hộ kinh doanh, doanh nghiệp nên gửi thông báo bằng văn bản cho khách hàng, nhà cung cấp và đối tác trong các trường hợp sau:

• Ngân hàng đổi tên thương mại: ví dụ năm 2026, Ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương Tín (Sacombank) được Ngân hàng Nhà nước chấp thuận đổi tên thành Ngân hàng Sài Gòn Tài Lộc. Số tài khoản không đổi nhưng tên ngân hàng trên hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán cần được cập nhật.
• Thay đổi số tài khoản tại cùng một ngân hàng (mở tài khoản mới, đóng tài khoản cũ).
• Chuyển sang ngân hàng khác để nhận thanh toán.
• Thay đổi tên chủ tài khoản do đổi tên hộ kinh doanh, doanh nghiệp.

Việc thông báo kịp thời giúp đối tác chuyển khoản đúng, tránh tiền bị chuyển nhầm, bị hoàn trả hoặc chậm thanh toán, đồng thời đảm bảo thông tin trên chứng từ kế toán khớp với thực tế.

2. Mẫu thông báo thay đổi thông tin ngân hàng (do ngân hàng đổi tên)

Dưới đây là nội dung mẫu, các phần trong ngoặc vuông […] là thông tin bạn cần điền theo đơn vị mình:

Tải file mẫu

3. Hướng dẫn soạn thông báo thay đổi tài khoản ngân hàng

• Tiêu đề và trích yếu: ghi rõ "V/v: Thay đổi tên ngân hàng giao dịch" hoặc "V/v: Thay đổi số tài khoản ngân hàng" tùy trường hợp.
• Kính gửi: có thể gửi chung "Quý Khách hàng và Quý Đối tác" hoặc ghi đích danh từng đơn vị nếu gửi riêng.
• Lý do thay đổi: nêu ngắn gọn căn cứ (quyết định đổi tên của ngân hàng, việc mở tài khoản mới…).
• Thông tin tài khoản: trình bày rõ tên chủ tài khoản, số tài khoản, tên ngân hàng cũ và mới. Nếu đổi số tài khoản, nên ghi rõ ngày bắt đầu áp dụng tài khoản mới và thời điểm ngừng nhận tiền ở tài khoản cũ.
• Lưu ý cho đối tác: khẳng định những thông tin không thay đổi để đối tác yên tâm giao dịch.
• Ký, đóng dấu (nếu có): người đại diện theo pháp luật hoặc chủ hộ kinh doanh ký, ghi rõ họ tên; kèm số điện thoại, email liên hệ để đối tác xác minh.

4. Lưu ý về thuế, hóa đơn khi thay đổi thông tin ngân hàng

• Cập nhật với cơ quan thuế: khi mở thêm, đóng hoặc thay đổi tài khoản ngân hàng dùng cho hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần kiểm tra nghĩa vụ thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế/đăng ký doanh nghiệp theo quy định hiện hành. Trường hợp ngân hàng chỉ đổi tên thương mại, số tài khoản giữ nguyên thì thông thường không phát sinh thủ tục, nhưng nên hỏi kế toán để chắc chắn.
• Cập nhật trên phần mềm hóa đơn điện tử: sửa tên ngân hàng/số tài khoản trong thông tin người bán để các hóa đơn xuất sau đó hiển thị đúng.
• Cập nhật hợp đồng: với hợp đồng đang thực hiện có ghi thông tin tài khoản, có thể làm phụ lục hợp đồng hoặc gửi kèm thông báo này để làm căn cứ.
• Cập nhật trên phần mềm kế toán: sửa danh mục tài khoản ngân hàng để sổ tiền gửi, ủy nhiệm chi, giấy báo có khớp với sao kê.
• Phòng tránh lừa đảo: đối tác nên xác minh qua điện thoại khi nhận thông báo đổi tài khoản; ngược lại, bên gửi thông báo nên dùng email chính thức, có chữ ký, đóng dấu để tạo sự tin cậy.

5. Câu hỏi thường gặp

Ngân hàng đổi tên thì số tài khoản có thay đổi không?

Thông thường khi ngân hàng chỉ đổi tên thương mại, số tài khoản, chủ tài khoản và các dịch vụ đi kèm vẫn giữ nguyên. Khách hàng vẫn chuyển khoản bình thường, chỉ cần cập nhật tên ngân hàng trên chứng từ.

Có bắt buộc phải gửi thông báo cho khách hàng không?

Pháp luật không quy định bắt buộc, nhưng việc gửi thông báo bằng văn bản là cách làm chuyên nghiệp, giúp đối tác cập nhật thông tin và là căn cứ khi đối chiếu công nợ, thanh toán.

Gửi thông báo bằng hình thức nào?

Có thể gửi qua email (file PDF có chữ ký, dấu), gửi bản giấy, đăng trên website hoặc kèm theo hóa đơn, báo giá gửi khách hàng.

Dịch vụ kế toán nhanh AZ hỗ trợ bạn

Nếu bạn cần hỗ trợ cập nhật thông tin ngân hàng trên hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán, hoặc kiểm tra thủ tục thay đổi thông tin với cơ quan thuế, hãy liên hệ Dịch vụ kế toán nhanh AZ – Hotline/Zalo: 0901 455 988. Xem thêm các biểu mẫu kế toán – thuế khác tại chuyên mục Biểu mẫu.