Hướng dẫn hộ kinh doanh lập phiếu thu mẫu số 01-TT đúng quy định

1. Khái niệm và ý nghĩa của Phiếu thu

Phiếu thu (Mẫu số 01-TT) là một trong những chứng từ kế toán cơ bản, được sử dụng để ghi nhận số tiền mặt thực tế nhập quỹ. Đây là căn cứ quan trọng để:

• Thủ quỹ thực hiện việc thu tiền và nhập quỹ.

• Kế toán ghi sổ quỹ tiền mặt và theo dõi các nghiệp vụ thu.

• Đảm bảo sự minh bạch, rõ ràng, hợp pháp trong quá trình quản lý tài chính, kế toán.

👉 Lưu ý: Tất cả các khoản tiền mặt nhập quỹ đều bắt buộc phải lập Phiếu thu, không được ghi chép ngoài sổ hoặc giao dịch “miệng”.

2. Mục đích của Phiếu thu

Theo hướng dẫn tại Thông tư 88/2021/TT-BTC, Phiếu thu có các mục đích chính:

• Xác định số tiền mặt nhập quỹ thực tế.

• Làm căn cứ hạch toán kế toán.

• Chứng minh giao dịch hợp pháp khi có cơ quan quản lý Nhà nước kiểm tra (thuế, tài chính).

• Hỗ trợ công tác quản trị tài chính nội bộ của hộ kinh doanh.

3. Phương pháp và trách nhiệm ghi Phiếu thu

Khi lập Phiếu thu, cần tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc sau:

3.1. Thông tin bắt buộc

• Tên và địa chỉ của hộ kinh doanh/cá nhân kinh doanh: ghi ở góc trên bên trái của Phiếu thu.

• Ngày, tháng, năm: ghi rõ thời điểm lập và thời điểm thu tiền.

• Người nộp tiền: ghi đầy đủ họ tên, địa chỉ.

• Lý do nộp: mô tả chi tiết nội dung (ví dụ: nộp tiền bán hàng, nộp hoàn ứng…).

• Số tiền nộp: ghi bằng số và bằng chữ, đơn vị tính là đồng Việt Nam (VNĐ).

• Chứng từ gốc kèm theo: ghi rõ số lượng chứng từ đi kèm (hóa đơn, biên bản, hợp đồng…).

3.2. Hình thức lập Phiếu thu

• Phiếu thu phải đóng thành quyển và đánh số liên tục trong một kỳ kế toán.

• Trường hợp hộ kinh doanh áp dụng phần mềm kế toán điện tử, Phiếu thu có thể được lập trên phương tiện điện tử nhưng vẫn cần đảm bảo đủ các nội dung quy định.

• Phiếu thu lập thành 02 liên:

  • Liên 1: Lưu tại hộ kinh doanh/doanh nghiệp để ghi sổ quỹ.

  • Liên 2: Giao cho người nộp tiền để đối chiếu.

3.3. Chữ ký và trách nhiệm

Phiếu thu hợp lệ phải có đầy đủ chữ ký:

• Người lập phiếu.

• Người nộp tiền.

• Thủ quỹ.

• Người đại diện hộ kinh doanh/cá nhân kinh doanh.

👉 Trường hợp người đại diện hộ kinh doanh đồng thời kiêm nhiệm kế toán hoặc thủ quỹ thì có thể ký đồng thời ở các vị trí kiêm nhiệm đó.

4. Quy trình lập Phiếu thu (từng bước)

Để dễ thực hiện, bạn có thể làm theo 5 bước chuẩn như sau:

Bước 1: Xác định thông tin thu tiền.

• Kiểm tra chứng từ gốc (hợp đồng, hóa đơn, biên bản đối chiếu…).

• Xác định số tiền thực tế nhập quỹ.

Bước 2: Lập Phiếu thu.

Trường hợp ghi tay

• Điền đầy đủ thông tin theo mẫu.

• Sử dụng giấy than để viết 01 lần ra 02 liên.

Trường hợp đánh máy

• Nhập đầy đủ thông tin, kiểm tra kỹ rồi in ra giấy.

Bước 3: Ký xác nhận.

• Người lập phiếu ký và ghi rõ họ tên.

• Người nộp tiền ký.

• Người đại diện hộ kinh doanh/cá nhân kinh doanh ký duyệt.

Bước 4: Nhập quỹ.

• Thủ quỹ nhận tiền, ghi rõ số tiền đã nhận đủ bằng chữ vào Phiếu thu.

• Ký tên và ghi họ tên.

Bước 5: Lưu trữ.

• Liên 1: Lưu tại đơn vị để ghi sổ quỹ tiền mặt.

• Liên 2: Giao cho người nộp tiền.

5. Ví dụ minh họa Phiếu thu

• Ngày 20/07/2025, hộ kinh doanh Hoa Tươi AZ nhận 5.000.000 đ từ khách hàng Nguyễn Văn N...

• Lý do: Thanh toán tiền hoa cưới theo Hợp đồng số 05/2025/HT.

• Kế toán lập Phiếu thu số PT508.

• Người lập phiếu: Lê Thị T...

• Người nộp tiền: Nguyễn Văn N...

• Thủ quỹ: Huỳnh Văn M...

• Người đại diện hộ kinh doanh: Trần Thị H...

👉 Sau khi ký đầy đủ, liên 1 lưu tại hộ kinh doanh, liên 2 giao cho khách hàng.

Hình minh họa : Phiếu thu hộ kinh doanh

6. Lưu ý khi lập Phiếu thu

• Không được để trống bất kỳ thông tin nào trong Phiếu thu.

• Số tiền bằng số và bằng chữ phải khớp nhau.

• Trường hợp lập sai phải gạch chéo, lưu cùng quyển, không xé bỏ.

• Cần đảm bảo Phiếu thu khớp với sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán.

• Thường xuyên đối chiếu giữa kế toán – thủ quỹ để tránh sai lệch.

7. Kết luận

Phiếu thu là chứng từ kế toán bắt buộc, có giá trị pháp lý quan trọng trong quản lý tài chính. Việc lập Phiếu thu đúng mẫu và đúng quy trình không chỉ giúp hộ kinh doanh/doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ pháp luật, mà còn giúp quản lý tiền mặt minh bạch, hiệu quả.