Hướng dẫn hộ kinh doanh lập phiếu chi mẫu số 02-TT đúng quy định

1. Khái niệm và ý nghĩa của Phiếu chi

Phiếu chi (Mẫu số 02-TT) là chứng từ kế toán dùng để ghi nhận số tiền mặt thực tế xuất quỹ. Đây là căn cứ quan trọng để:

• Thủ quỹ thực hiện việc chi tiền.

• Kế toán ghi sổ quỹ tiền mặt, theo dõi các khoản chi.

• Chứng minh tính hợp pháp của giao dịch khi có cơ quan Nhà nước kiểm tra.

👉 Lưu ý: Mọi khoản chi tiền mặt đều bắt buộc phải lập Phiếu chi, không được xuất quỹ khi chưa có chứng từ hợp lệ.

2. Mục đích của Phiếu chi

Theo hướng dẫn tại Thông tư 88/2021/TT-BTC, Phiếu chi được lập nhằm:

• Xác định số tiền mặt thực tế đã xuất quỹ.

• Làm căn cứ pháp lý để thủ quỹ chi tiền.

• Hỗ trợ kế toán ghi chép sổ quỹ tiền mặt và hạch toán chi phí.

• Đảm bảo minh bạch, kiểm soát dòng tiền của hộ kinh doanh/doanh nghiệp.

3. Phương pháp và trách nhiệm ghi Phiếu chi

3.1. Thông tin bắt buộc

• Tên và địa chỉ của hộ kinh doanh/cá nhân kinh doanh: ghi rõ ở góc trên bên trái.

• Ngày, tháng, năm: ghi rõ thời điểm lập và thời điểm chi tiền.

• Người nhận tiền: ghi đầy đủ họ tên, địa chỉ.

• Lý do chi: nêu rõ nội dung khoản chi.

• Số tiền chi: ghi bằng số và bằng chữ, đơn vị tính là VNĐ.

• Chứng từ gốc kèm theo: ghi số lượng chứng từ đi kèm (hóa đơn, biên bản…).

3.2. Hình thức lập Phiếu chi

• Phiếu chi phải đóng thành quyển và đánh số liên tục trong kỳ kế toán.

• Lập thành 02 liên (viết một lần bằng giấy than):

  • Liên 1: Lưu tại hộ kinh doanh/doanh nghiệp để ghi sổ quỹ.

  • Liên 2: Giao cho người nhận tiền.

• Chỉ sau khi người đại diện hộ kinh doanh ký duyệt thì thủ quỹ mới được phép chi tiền.

3.3. Chữ ký và trách nhiệm

Phiếu chi phải có đủ chữ ký theo mẫu:

• Người lập phiếu.

• Người nhận tiền.

• Thủ quỹ.

• Người đại diện hộ kinh doanh/cá nhân kinh doanh.

👉 Trường hợp người đại diện hộ kinh doanh kiêm nhiệm thủ quỹ hoặc kế toán thì có thể ký đồng thời các chức danh.

4. Quy trình lập Phiếu chi (từng bước)

Bước 1: Kiểm tra chứng từ gốc (hóa đơn, biên bản thanh toán, hợp đồng...).
Bước 2: Điền đầy đủ thông tin vào Phiếu chi (theo Mẫu số 02-TT).
Bước 3: Người lập phiếu ký, trình người đại diện ký duyệt.
Bước 4: Thủ quỹ chỉ được xuất quỹ sau khi có chữ ký duyệt.
Bước 5: Người nhận tiền ký nhận, ghi rõ họ tên và xác nhận “đã nhận đủ số tiền bằng chữ”.
Bước 6: Lưu trữ chứng từ: liên 1 lưu tại đơn vị, liên 2 giao cho người nhận tiền.

5. Ví dụ minh họa Phiếu chi

• Ngày 16/08/2025, hộ kinh doanh May Mặc AZ chi 3.900.000 VNĐ để trả tiền mua vải cho Mai Thị B...

• Lý do: Thanh toán tiền mua vải theo Đơn hàng số 1508 ngày 15/08/2025

• Phiếu chi số PC1006.

• Người lập phiếu: Nguyễn Văn A...

• Người nhận tiền: Mai Thị B...

• Thủ quỹ: Trần Thị X...

• Người đại diện hộ kinh doanh: Hồ Thị H...

👉 Sau khi ký đầy đủ, thủ quỹ mới xuất tiền và giao liên 2 cho người nhận.

6. Lưu ý khi lập Phiếu chi

• Tuyệt đối không chi tiền khi Phiếu chi chưa được ký duyệt.

• Số tiền ghi bằng số và bằng chữ phải khớp nhau.

• Nếu lập sai phải gạch chéo và lưu trong quyển, không xé bỏ.

• Đối chiếu thường xuyên giữa thủ quỹ và kế toán để tránh sai lệch.

7. Kết luận

Phiếu chi là chứng từ kế toán bắt buộc để ghi nhận các khoản xuất quỹ. Việc lập Phiếu chi đúng mẫu, đúng quy trình không chỉ giúp hộ kinh doanh/doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật, mà còn góp phần kiểm soát chi phí hiệu quả, minh bạch tài chính.