Hạch toán kế toán trong công ty tổ chức sự kiện theo Thông Tư 99/2025/TT-BTC

Đối với công ty tổ chức sự kiện, cách hạch toán phụ thuộc vào việc doanh nghiệp tự tổ chức sự kiện trọn gói, chỉ cung cấp một phần dịch vụ, hay làm trung gian. Nếu doanh nghiệp áp dụng Thông tư 99/2025/TT-BTC, có thể xây dựng hệ thống tài khoản và quy trình như sau.

1. Đặc điểm hoạt động của công ty tổ chức sự kiện

Ví dụ công ty nhận hợp đồng tổ chức sự kiện trị giá 110 triệu đồng, gồm:

• Địa điểm tổ chức: 20 triệu
• Thuê âm thanh, ánh sáng: 15 triệu
• Thuê sân khấu, bàn ghế: 10 triệu
• Nhân sự phục vụ: 10 triệu
• In ấn backdrop, banner: 5 triệu
• Thuê MC, ca sĩ: 10 triệu
• Chi phí khác: 10 triệu
• Chi phí quản lý, điều hành: 5 triệu
• Doanh thu chưa VAT: 100 triệu
• VAT 10%: 10 triệu
• Khách hàng thanh toán: 110 triệu

Về bản chất, doanh nghiệp đang cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện. Các chi phí trực tiếp để thực hiện từng hợp đồng cần được tập hợp để xác định giá vốn của dịch vụ.

2. Tập hợp chi phí tổ chức sự kiện

Có thể mở chi tiết TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang theo từng:

• Hợp đồng
• Chương trình sự kiện
• Khách hàng
• Dự án

Ví dụ:

Hợp đồng tổ chức sự kiện A

Ví dụ thuê âm thanh 15 triệu + VAT 10%

Nếu hóa đơn hợp lệ và VAT được khấu trừ:

Nợ TK 154: 15.000.000
Nợ TK 1331: 1.500.000
Có TK 331: 16.500.000

3. Chi phí nhân viên tổ chức sự kiện

Ví dụ nhân viên trực tiếp phục vụ sự kiện có tiền lương 10 triệu:

Nợ TK 154: 10.000.000
Có TK 334: 10.000.000

Các khoản bảo hiểm và chi phí liên quan đến nhân sự được hạch toán theo bản chất chi phí và đối tượng sử dụng.

Nếu là nhân sự thuê ngoài, ví dụ thuê cộng tác viên/nhân sự phục vụ sự kiện 5 triệu:

Nợ TK 154: 5.000.000
Có TK 331/111/112: 5.000.000

Đồng thời cần xem xét thuế TNCN nếu khoản chi thuộc trường hợp phải khấu trừ.

4. Chi phí thuê địa điểm

Ví dụ thuê trung tâm hội nghị 20 triệu + VAT 10%:

Nợ TK 154: 20.000.000
Nợ TK 1331: 2.000.000
Có TK 331: 22.000.000

Đây thường là chi phí trực tiếp của hợp đồng tổ chức sự kiện.

5. Chi phí thuê thiết bị

Ví dụ:

• Âm thanh: 15 triệu
• Ánh sáng: 8 triệu
• Màn hình LED: 12 triệu
• Bàn ghế: 5 triệu

Nếu phục vụ riêng cho một chương trình:

Nợ TK 154
Nợ TK 1331
Có TK 331/111/112

Điểm quan trọng là nên mở chi tiết:

154 – Hợp đồng Event A

để cuối chương trình xác định được chính xác:

Doanh thu hợp đồng – Giá vốn hợp đồng = Lợi nhuận hợp đồng.

6. Xuất hóa đơn doanh thu tổ chức sự kiện

Ví dụ công ty ký hợp đồng tổ chức sự kiện:

Giá dịch vụ: 100 triệu
VAT 10%: 10 triệu
Tổng thanh toán: 110 triệu.

Khi đủ điều kiện ghi nhận doanh thu và lập hóa đơn theo quy định:

Nợ TK 131: 110.000.000
Có TK 511: 100.000.000
Có TK 33311: 10.000.000

Khi khách hàng thanh toán:

Nợ TK 112: 110.000.000
Có TK 131: 110.000.000

Lưu ý: Thời điểm lập hóa đơn đối với dịch vụ cần xác định theo quy định về hóa đơn hiện hành và đặc điểm hợp đồng, đặc biệt nếu khách hàng tạm ứng trước, sự kiện thực hiện nhiều giai đoạn hoặc thu tiền trước khi hoàn thành dịch vụ.

7. Kết chuyển giá vốn sự kiện

Giả sử tổng chi phí trực tiếp tập hợp cho Event A là 70 triệu đồng.

Sau khi hoàn thành và xác định giá vốn:

Nợ TK 632: 70.000.000
Có TK 154: 70.000.000

Khi đó:

Doanh thu: 100 triệu
Giá vốn: 70 triệu

→ Lợi nhuận gộp: 30 triệu.

8. Chi phí quản lý doanh nghiệp

Không phải tất cả chi phí của công ty tổ chức sự kiện đều đưa vào 154.

Ví dụ:

• Lương kế toán
• Lương giám đốc
• Tiền thuê văn phòng
• Điện nước văn phòng
• Phần mềm kế toán
• Chi phí hành chính
• Chi phí marketing chung của doanh nghiệp

Nếu là chi phí quản lý chung:

Nợ TK 642
Nợ TK 1331
Có TK 111/112/331/334...

Cuối kỳ kết chuyển:

Nợ TK 911
Có TK 642

9. Nếu công ty mua hàng hóa để phục vụ sự kiện

Đây là trường hợp rất hay gặp.

Ví dụ công ty mua:

• Nước uống
• Hoa
• Quà tặng
• Áo đồng phục
• Vật phẩm trang trí
• Văn phòng phẩm
• Vật dụng phục vụ chương trình

Nếu mua về để sử dụng trực tiếp cho một hợp đồng, có thể tập hợp vào chi phí của hợp đồng theo bản chất.

Nếu mua nhập kho trước:

Khi mua:

Nợ TK 152/153/156
Nợ TK 1331
Có TK 331/111/112

Khi xuất sử dụng cho Event A:

Nợ TK 154 – Event A
Có TK 152/153/156

Việc chọn 152, 153 hay 156 phụ thuộc vào bản chất hàng hóa/vật tư và mục đích sử dụng.

10. Trường hợp công ty tổ chức sự kiện nhưng thuê toàn bộ bên thứ ba

Ví dụ:

Công ty A nhận tổ chức sự kiện:

Doanh thu: 500 triệu + VAT

Sau đó thuê Công ty B thực hiện gần như toàn bộ chương trình với giá:

400 triệu + VAT.

Nếu Công ty A là bên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện cho khách hàng, chịu trách nhiệm thực hiện hợp đồng và kiểm soát dịch vụ đầu ra, thông thường cần ghi nhận:

Doanh thu:

Nợ 131: 550 triệu
Có 511: 500 triệu
Có 33311: 50 triệu

Chi phí thuê nhà thầu:

Nợ 154: 400 triệu
Nợ 1331: 40 triệu
Có 331: 440 triệu

Sau khi hoàn thành:

Nợ 632: 400 triệu
Có 154: 400 triệu

Không nên mặc nhiên chỉ hạch toán phần chênh lệch 100 triệu là doanh thu. Cần xác định doanh nghiệp là principal hay agent theo bản chất hợp đồng và quyền kiểm soát dịch vụ.

11. Trường hợp công ty chỉ làm môi giới sự kiện

Đây là trường hợp hoàn toàn khác.

Ví dụ công ty giới thiệu khách hàng cho đơn vị tổ chức sự kiện và chỉ hưởng phí môi giới 30 triệu.

Nếu công ty chỉ là bên môi giới, không phải bên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện cho khách hàng, doanh thu có thể là phí hoa hồng/môi giới theo bản chất giao dịch, thay vì ghi nhận toàn bộ giá trị sự kiện.

Ví dụ phí được hưởng 30 triệu + VAT:

Nợ TK 131: 33.000.000
Có TK 511: 30.000.000
Có TK 33311: 3.000.000

Đây là điểm cần phân biệt rất rõ khi làm kế toán cho doanh nghiệp event.

12. Sơ đồ hạch toán tổng quát

                CHI PHÍ TỔ CHỨC EVENT
                         │
          ┌──────────────┼──────────────┐
          │              │              │
       Thuê địa      Nhân công      Vật tư/chi phí
       điểm, thiết bị  trực tiếp       trực tiếp
          │              │              │
          └──────────────┼──────────────┘
                         ↓
                TK 154 - Event A
                         │
                         │ Hoàn thành
                         ↓
                    TK 632 - Giá vốn
                         
Khách hàng
    │
    ↓
TK 131
    │
    ├── Có TK 511 - Doanh thu
    └── Có TK 33311 - VAT

13. Nên quản lý kế toán theo từng sự kiện

Đối với doanh nghiệp tổ chức sự kiện, tôi khuyên nên xây dựng mã công trình/hợp đồng/sự kiện.

Ví dụ:

Như vậy cuối tháng kế toán không chỉ biết công ty lời bao nhiêu, mà còn biết từng sự kiện lời/lỗ bao nhiêu.

Bộ tài khoản nên theo dõi

• 131 – Phải thu khách hàng
• 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ
• 152/153/156 – Vật tư, công cụ, hàng hóa tùy bản chất
• 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang theo từng Event
• 331 – Phải trả nhà cung cấp
• 334 – Phải trả người lao động
• 511 – Doanh thu cung cấp dịch vụ
• 632 – Giá vốn dịch vụ
• 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
• 33311 – Thuế GTGT đầu ra
• 911 – Xác định kết quả kinh doanh

Điểm quan trọng nhất: với công ty tổ chức sự kiện, nên tập hợp 154 theo từng hợp đồng/sự kiện, thay vì gom tất cả chi phí vào một tài khoản chung. Điều này giúp kiểm soát giá vốn và lợi nhuận từng chương trình rất chính xác.