Giá xăng dầu giảm sâu – Doanh nghiệp vận tải và sản xuất cần điều chỉnh hạch toán ra sao để tối ưu thuế và chi phí?

1. Diễn biến giá xăng dầu từ 01/01/2025 đến 12/04/2025

Trong quý I/2025, giá xăng dầu tại Việt Nam đã trải qua nhiều đợt biến động mạnh, thể hiện rõ tính chu kỳ và ảnh hưởng từ thị trường dầu thô thế giới.

Chi tiết các lần điều chỉnh giá nổi bật:

Đây là mức giá thấp nhất trong vòng 4 năm qua, kéo theo ảnh hưởng lớn đến chi phí vận hành và hạch toán kế toán của các doanh nghiệp sử dụng nhiên liệu làm yếu tố đầu vào chính, đặc biệt là các doanh nghiệp vận tải và sản xuất.

Nguồn:

• LSVN.vn – ngày 02/01/2025

• Mekong Asean – ngày 06/03/2025

• Công Thương – ngày 10/04/2025

2. Đánh giá theo chu kỳ – Tác động kế toán và thuế

Tháng 1/2025 – Giá tăng nhẹ

• Doanh nghiệp cập nhật chi phí nhiên liệu đầu kỳ theo mức tăng đầu năm.

• Một số doanh nghiệp điều chỉnh đơn giá vận chuyển, đơn giá sản phẩm dựa trên dự toán chi phí mới.

• Nếu không cập nhật, có thể bị sai lệch trong việc ước tính lợi nhuận, làm sai số liệu báo cáo tài chính.

Tháng 3/2025 – Giá giảm mạnh

• Việc giá nhiên liệu giảm hơn 700 đồng/lít buộc doanh nghiệp phải rà soát lại chi phí hạch toán.

• Nếu doanh nghiệp tiếp tục ghi nhận chi phí nhiên liệu cũ mà không điều chỉnh theo thực tế, sẽ dẫn đến:

  • Giá vốn cao bất thường

  • Lợi nhuận bị giảm ảo

  • Dễ gây nghi ngờ trong mắt cơ quan thuế về chi phí không hợp lý

Tháng 4/2025 – Giá giảm sâu kỷ lục

• Mức giảm tới gần 1.500–1.700 đồng/lít khiến doanh nghiệp cần ngay lập tức:

  • Cập nhật giá nhiên liệu đầu vào

  • Điều chỉnh định mức tiêu hao nhiên liệu

  • Điều chỉnh đơn giá sản phẩm, cước phí vận tải

• Nếu không cập nhật kịp thời, doanh nghiệp vừa bị thất thoát lợi nhuận, vừa có nguy cơ hạch toán sai dẫn đến rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán thuế TNDN.

3. Hướng dẫn hạch toán chi phí nhiên liệu trong bối cảnh giá biến động

Cập nhật giá thực tế từng kỳ

• Doanh nghiệp cần lấy theo giá xăng dầu tại thời điểm phát sinh giao dịch, không dùng giá trung bình cả quý nếu có số liệu cụ thể.

• Giá thực tế được chứng minh bằng hóa đơn mua xăng, phiếu xuất kho, lệnh điều xe, hoặc hóa đơn tổng hợp.

Ghi nhận chi phí hợp lý

• Nhiên liệu phải được ghi nhận đúng theo tiêu hao thực tế, gắn với từng phương tiện, từng chuyến vận chuyển.

• Lập định mức tiêu hao nội bộ rõ ràng là cơ sở quan trọng để chứng minh chi phí hợp lý khi thanh tra.

Soát xét và điều chỉnh định kỳ

• Mỗi tháng (hoặc ít nhất mỗi quý), doanh nghiệp nên rà soát:

  • Tổng lượng xăng dầu sử dụng

  • Tổng số chuyến vận chuyển

  • Chi phí nhiên liệu phát sinh theo thực tế

• Căn cứ vào đó điều chỉnh kế hoạch tài chính, dự toán chi phí sản xuất – kinh doanh.

4. Lưu ý về thuế và hồ sơ chứng từ

Thuế GTGT

• Chỉ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào khi có hóa đơn hợp lệ và thanh toán không dùng tiền mặt (đối với hóa đơn từ 20 triệu trở lên).

• Nhiều doanh nghiệp nhỏ lẻ mua xăng dầu bằng tiền mặt → dễ bị loại chi phí.

Thuế TNDN

• Chi phí nhiên liệu chỉ được tính vào chi phí được trừ khi:

  • Có chứng từ đầy đủ (hóa đơn, bảng kê, quyết toán nội bộ)

  • Có định mức tiêu hao hợp lý

  • Phát sinh phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh

Rủi ro thường gặp

• Hóa đơn mua xăng không khớp thời điểm xuất hàng

• Không có lệnh điều xe – không chứng minh được mối liên hệ chi phí – doanh thu

• Không trích khấu hao đúng kỳ, hoặc phân bổ sai chi phí → báo cáo tài chính sai lệch

5. Lời khuyên chuyên môn

Doanh nghiệp vận tải – logistics hoặc sản xuất có yếu tố vận chuyển nên:

• Theo dõi biến động giá xăng dầu hàng tháng

• Tự xây dựng bảng định mức nhiên liệu và lệnh điều xe rõ ràng

• Định kỳ đối chiếu chi phí nhiên liệu với doanh thu từng kỳ

• Sử dụng phần mềm kế toán hoặc thuê dịch vụ kế toán chuyên nghiệp để bảo đảm hồ sơ sổ sách đúng quy định

6. Dịch vụ hỗ trợ từ dichvuketoannhanh.com

Chúng tôi chuyên:

• Hạch toán chi phí nhiên liệu chính xác theo từng kỳ

• Lập bảng lương, bảng phân bổ chi phí, báo cáo thuế theo chu kỳ

• Hỗ trợ lập báo cáo tài chính phù hợp biến động chi phí

• Tư vấn, giải trình khi bị thanh tra thuế về chi phí nhiên liệu – vận hành

Kết luận

Biến động giá xăng dầu là yếu tố khách quan, nhưng cách doanh nghiệp phản ứng với sự biến động đó lại là điều quyết định hiệu quả kinh doanh và tính minh bạch của báo cáo tài chính.

Nếu bạn là doanh nghiệp vận hành bằng nhiên liệu – đừng để những biến động giá thị trường kéo theo rủi ro thuế và phạt hành chính không đáng có.

Hạch toán đúng – khai báo đúng – sổ sách đúng là tấm lá chắn vững chắc cho doanh nghiệp phát triển bền vững.

Liên hệ hỗ trợ:

• Hotline: 0901 455 988

• Email: [email protected]

• Website: www.dichvuketoannhanh.com

• Thời gian làm việc: 8h00 – 17h00 (Thứ 2 – Thứ 6)