Chứng từ khấu trừ thuế TNCN – Quy định, mẫu biểu, xử phạt cập nhật mới nhất 2025

1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là tài liệu được doanh nghiệp, tổ chức chi trả thu nhập cấp cho người lao động để xác nhận số thuế TNCN đã khấu trừ. Đây là căn cứ để cá nhân:

• Tự quyết toán thuế

• Làm hồ sơ xin hoàn thuế

• Chứng minh thu nhập khi cần thiết (ví dụ xin visa, vay vốn...)

2. Khi nào phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

Theo Thông tư 111/2013/TT-BTC và Thông tư 78/2021/TT-BTC:

• Có khấu trừ thuế thì phải cấp chứng từ

• Cá nhân có yêu cầu thì bắt buộc cấp

• Người lao động nghỉ việc thì phải cấp trước khi chấm dứt hợp đồng (nếu có khấu trừ)

3. Mẫu chứng từ khấu trừ TNCN mới nhất năm 2025 – Mẫu CTT56

Áp dụng theo Thông tư 78/2021/TT-BTC:

Nội dung gồm:

• Tên đơn vị chi trả thu nhập

• Họ tên, MST của người nhận thu nhập

• Tổng thu nhập, số thuế đã khấu trừ

• Thời gian khấu trừ

• Ký tên và đóng dấu/ ký số (tùy hình thức cấp giấy hay điện tử)

4. Thời hạn cấp và hình thức sử dụng

• Hình thức: có thể là bản giấy hoặc bản điện tử có ký số

Theo quy định hiện hành tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, từ ngày 01/07/2022, doanh nghiệp chỉ được cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN dưới dạng điện tử có ký số.
👉 Chứng từ bản giấy không còn được sử dụng kể từ thời điểm này.

• Thời hạn: cấp tại thời điểm trả thu nhập hoặc theo yêu cầu cá nhân, không muộn hơn hạn quyết toán thuế của cá nhân trong năm

5. Các lỗi thường gặp khi cấp chứng từ khấu trừ TNCN

• Không cấp khi đã khấu trừ thuế

• Sai thông tin người nhận hoặc số thuế khấu trừ

• Không ký, không đóng dấu (bản giấy)

• Không lưu trữ đúng hạn

6. Mức xử phạt hành vi vi phạm về chứng từ khấu trừ TNCN

Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP:

7. Trường hợp không cần cấp chứng từ khấu trừ

• Cá nhân ủy quyền quyết toán cho đơn vị chi trả

• Cá nhân không phát sinh thuế phải khấu trừ

• Trường hợp không yêu cầu cấp chứng từ

8. Lưu trữ chứng từ khấu trừ TNCN đúng quy định

• Lưu tối thiểu 10 năm

• Lưu bản giấy hoặc bản mềm có ký số hợp lệ

• Sẵn sàng xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu

9. Xử lý khi chứng từ bị sai sót

• Sai tên/MST: Cấp lại chứng từ, thu hồi bản sai

• Sai số thuế khấu trừ: Gửi văn bản giải trình kèm chứng từ đúng

• Có thể liên hệ cơ quan thuế để được hướng dẫn nếu phát sinh sai lệch nghiêm trọng

10. Dịch vụ hỗ trợ lập và cấp chứng từ TNCN

Đối với các doanh nghiệp chưa có hệ thống quản lý hoặc phần mềm hỗ trợ, có thể sử dụng dịch vụ hỗ trợ:

• Tạo mẫu CTT56 đúng chuẩn

• Ký số chứng từ điện tử

• Hướng dẫn báo cáo tình hình sử dụng chứng từ

• Tư vấn quyết toán thuế TNCN trọn gói

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 0901 455 988

• Email: [email protected]

• Website: www.dichvuketoannhanh.com

• Thời gian làm việc: 8h00 – 17h00 (Thứ 2 – Thứ 6)