Bảo Vệ Chi Phí Được Trừ Khi Tính Thuế TNDN 2025: Doanh Nghiệp Không Thể Bỏ Qua

1. Mở Đầu: Tầm Quan Trọng Chiến Lược Của Việc Quản Lý Chi Phí Hợp Lý

Bối cảnh pháp lý về Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) tại Việt Nam đang bước vào một giai đoạn mới với sự ra đời của Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15 và Nghị định số 320/2025/NĐ-CP hướng dẫn thi hành, áp dụng cho kỳ tính thuế từ năm 2025. Trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh, việc quản lý và bảo vệ các khoản chi phí được trừ không chỉ là một nghĩa vụ tuân thủ pháp luật, mà còn là một chiến lược tài chính cốt lõi. Một hệ thống quản trị chi phí chặt chẽ, hợp lý và hợp lệ sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nghĩa vụ thuế, bảo vệ dòng tiền và gia tăng lợi nhuận một cách bền vững.

Báo cáo này được biên soạn nhằm cung cấp một kim chỉ nam chi tiết, giúp các nhà quản lý, kế toán trưởng và chuyên viên tài chính trong doanh nghiệp có thể tự tin xác định, ghi nhận và bảo vệ các khoản chi phí hợp lệ. Chúng tôi sẽ đi sâu phân tích các nguyên tắc nền tảng, các nhóm chi phí đặc thù và những lưu ý quan trọng để tránh các rủi ro tiềm ẩn về truy thu, phạt chậm nộp và các chế tài hành chính khác từ cơ quan thuế.

Để xây dựng một nền móng vững chắc, trước hết, chúng ta cần nắm rõ ba nguyên tắc vàng được xem là điều kiện tiên quyết để một khoản chi được chấp nhận.

2. Ba Nguyên Tắc Vàng: Nền Tảng Xác Định Chi Phí Được Trừ

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 9 của Nghị định 320/2025/NĐ-CP, một khoản chi chỉ được xem là chi phí được trừ khi đáp ứng đồng thời cả ba điều kiện tiên quyết. Đây là bộ ba tiêu chí cốt lõi mà cơ quan thuế sử dụng trong mọi cuộc thanh tra, kiểm tra. Việc thiếu sót dù chỉ một trong ba điều kiện này cũng có thể khiến toàn bộ khoản chi bị loại trừ, gây ảnh hưởng trực tiếp đến số thuế TNDN phải nộp và lợi nhuận sau thuế của doanh nghiệp.

2.1 Nguyên Tắc 1: Chi Phí Thực Tế Phát Sinh và Liên Quan Đến Hoạt Động Sản Xuất, Kinh Doanh

Đây là nguyên tắc nền tảng, đòi hỏi khoản chi phải có thật và phục vụ trực tiếp cho mục tiêu tạo ra doanh thu và thu nhập của doanh nghiệp. Cơ quan thuế diễn giải mối liên hệ này rất chặt chẽ, đòi hỏi doanh nghiệp phải chứng minh được tính cần thiết và hợp lý của chi phí.

• "Thực tế phát sinh": Khoản chi phải thực sự xảy ra, được ghi nhận trên sổ sách kế toán và có chứng từ chứng minh. Các khoản chi khống, chi không có thật sẽ bị loại trừ.
• "Liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh": Phải chứng minh được mục đích của khoản chi là để duy trì, vận hành và phát triển hoạt động kinh doanh.
  •     Ví dụ chi phí hợp lệ: Chi phí nguyên vật liệu sản xuất, tiền lương nhân viên, chi phí thuê văn phòng, chi phí quảng cáo sản phẩm.
  •     Ví dụ chi phí không hợp lệ: Chi phí mua thẻ hội viên sân golf, chi phí chơi golf (Khoản 12, Điều 10), chi phục vụ mục đích cá nhân của chủ sở hữu không liên quan đến hoạt động công ty.

Cơ hội tối ưu hóa chiến lược: Nghị định 320/2025/NĐ-CP mở ra một cơ hội đáng chú ý cho các doanh nghiệp đầu tư vào đổi mới. Theo Điều 9, Khoản 1, điểm a, doanh nghiệp có thể được trừ khoản chi phí bổ sung cho hoạt động nghiên cứu và phát triển (R&D) với mức tối đa không quá 200% chi phí thực tế phát sinh. Tuy nhiên, cần lưu ý điều kiện quan trọng tại điểm a2 là việc áp dụng mức chi bổ sung này không được làm cho doanh nghiệp bị lỗ. Đây là một chính sách khuyến khích mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp giảm gánh nặng thuế khi đầu tư vào tương lai.

2.2 Nguyên Tắc 2: Đầy Đủ Hóa Đơn, Chứng Từ Hợp Pháp

Mọi khoản chi đều phải được chứng minh bằng hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật về kế toán và hóa đơn. Tuy nhiên, có một số trường hợp đặc thù không yêu cầu hóa đơn nhưng phải lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ (theo mẫu quy định), do người đại diện pháp luật ký và chịu trách nhiệm (theo Điều 9, Khoản 1, điểm b). Cụ thể:

• Mua sản phẩm nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra.
• Mua sản phẩm thủ công làm từ đay, cói, tre, nứa, lá,... của người sản xuất thủ công trực tiếp bán ra.
• Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt.
• Mua đồ dùng, tài sản của hộ gia đình, cá nhân trực tiếp bán ra.
• Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế GTGT.

2.3 Nguyên Tắc 3: Chứng Từ Thanh Toán Không Dùng Tiền Mặt

Nhằm tăng cường tính minh bạch và chống gian lận thuế, pháp luật yêu cầu kiểm soát chặt chẽ các giao dịch giá trị lớn. Theo quy định mới tại Điều 9, Khoản 1, điểm c của Nghị định, mọi khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từng lần từ 05 triệu đồng trở lên (đã bao gồm VAT) bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (ví dụ: ủy nhiệm chi, séc, sao kê thẻ ngân hàng).

Để tránh rủi ro bị loại trừ chi phí, chúng tôi khuyến nghị doanh nghiệp thiết lập quy trình kiểm soát thanh toán và đặc biệt lưu ý các tình huống sau:

1. Mua hàng nhiều lần trong ngày: Nếu doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ từ cùng một nhà cung cấp nhiều lần trong một ngày, dù mỗi lần dưới 05 triệu đồng nhưng tổng giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, thì vẫn bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

2. Người lao động được ủy quyền thanh toán: Trường hợp người lao động được ủy quyền mua hàng hóa, dịch vụ và thanh toán bằng thẻ ngân hàng cá nhân, khoản chi này vẫn được chấp nhận nếu có đủ hóa đơn, chứng từ và được quy định rõ trong quy chế tài chính hoặc quyết định ủy quyền của doanh nghiệp. Sau đó, doanh nghiệp sẽ thực hiện thanh toán lại cho người lao động thông qua chuyển khoản.

3. Ghi nhận chi phí trước, thanh toán sau: Doanh nghiệp được phép ghi nhận chi phí vào kỳ tính thuế phát sinh, ngay cả khi chưa đến hạn thanh toán. Tuy nhiên, khi đến hạn thanh toán, nếu doanh nghiệp không thực hiện thanh toán qua ngân hàng, sẽ phải kê khai điều chỉnh giảm chi phí tại kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt.

Sau khi đã nắm vững ba nguyên tắc vàng này, chúng ta sẽ cùng đi sâu vào việc phân tích các nhóm chi phí đặc thù thường gặp trong hoạt động của doanh nghiệp.

3. Phân Tích Các Nhóm Chi Phí Được Trừ Đặc Thù và Cần Lưu Ý

Bên cạnh các nguyên tắc chung, pháp luật thuế còn có những quy định rất chi tiết về điều kiện và giới hạn của nhiều khoản chi đặc thù. Việc hiểu rõ các quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng mà còn là cơ sở để xây dựng chính sách chi tiêu hiệu quả, tận dụng tối đa các khoản chi phí được trừ và tối ưu hóa số thuế phải nộp.

3.1 Chi Phí Cho Người Lao Động

Đây là nhóm chi phí chiếm tỷ trọng lớn và thường xuyên là trọng tâm của các cuộc thanh tra, kiểm tra thuế. Để tối ưu hóa về mặt thuế, doanh nghiệp nên xây dựng một chính sách tổng đãi ngộ (total rewards policy) toàn diện và được văn bản hóa rõ ràng, thay vì xử lý từng khoản phúc lợi một cách riêng lẻ.

Lưu ý về Quỹ lương dự phòng: Doanh nghiệp được phép trích lập quỹ dự phòng tiền lương nhưng mức trích không được vượt quá 17% quỹ tiền lương thực hiện (tổng lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán). Điều kiện để trích lập là sau khi trích, doanh nghiệp không bị lỗ. Quỹ này phải được sử dụng trong vòng 06 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. (Khoản 8, điểm c, Điều 10)

3.2 Chi Phí Khấu Hao Tài Sản Cố Định (TSCĐ)

Chi phí khấu hao TSCĐ chỉ được trừ khi TSCĐ đó được sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh và có đầy đủ giấy tờ chứng minh quyền sở hữu. Các trường hợp khấu hao không được trừ bao gồm:

• TSCĐ không được sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh.
• TSCĐ không có giấy tờ chứng minh thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp.
• Trích khấu hao vượt mức hoặc không đúng quy định của Bộ Tài chính.
• Phần khấu hao tương ứng với nguyên giá vượt 1,6 tỷ đồng/xe đối với ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống (trừ ô tô dùng cho kinh doanh vận tải, du lịch, khách sạn) (theo Điều 10, Khoản 6, điểm e1, Nghị định 320/2025/NĐ-CP).
• Quyền sử dụng đất lâu dài không được trích khấu hao.

Trường hợp đặc biệt: Doanh nghiệp vẫn được tính chi phí khấu hao trong thời gian TSCĐ tạm dừng hoạt động do sản xuất mùa vụ (dưới 9 tháng) hoặc để sửa chữa, bảo trì (dưới 12 tháng), sau đó tài sản phải tiếp tục được đưa vào phục vụ sản xuất kinh doanh. (Khoản 6, điểm e3, Điều 10)

Lưu ý Rủi ro Thường gặp: Một sai lầm phổ biến là không tách biệt giá trị quyền sử dụng đất lâu dài khỏi giá trị công trình xây dựng trên đất khi mua tài sản. Cơ quan thuế sẽ loại trừ phần khấu hao tương ứng với giá trị quyền sử dụng đất. Do đó, việc định giá và hạch toán riêng biệt ngay từ thời điểm mua là cực kỳ quan trọng.

3.3 Chi Phí Lãi Vay

Doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ các khoản chi lãi vay để đảm bảo tính hợp lệ. Hai trường hợp chi lãi vay không được trừ phổ biến nhất là:

1. Lãi vay tương ứng với phần vốn điều lệ còn thiếu: Nếu doanh nghiệp chưa góp đủ vốn điều lệ theo tiến độ đã đăng ký, phần lãi vay tương ứng với số vốn còn thiếu sẽ không được tính vào chi phí được trừ. (Khoản 9, Điều 10)

2. Lãi vay từ đối tượng không phải tổ chức tín dụng: Phần lãi vay vượt quá mức lãi suất quy định tại Bộ luật Dân sự sẽ bị loại trừ. (Khoản 10, Điều 10)

Phương pháp xác định chi phí lãi vay không được trừ khi vốn điều lệ còn thiếu: Theo quy định tại Điều 10, Khoản 9, điểm b2 của Nghị định, trường hợp số tiền vay lớn hơn số vốn điều lệ còn thiếu, chi phí lãi vay không được trừ được xác định theo công thức sau: Chi phí lãi vay không được trừ = (Vốn điều lệ còn thiếu / Tổng số tiền vay) x Tổng số lãi vay

3.4 Các Khoản Tài Trợ và Chi Phí Xã Hội Hóa

Không phải mọi khoản tài trợ đều được tính vào chi phí được trừ. Theo điểm đ, Khoản 2, Điều 9, chỉ các khoản tài trợ sau đây, nếu có đầy đủ hồ sơ theo quy định, mới được chấp nhận:

• Tài trợ cho giáo dục, y tế, văn hóa.
• Tài trợ cho khắc phục hậu quả thiên tai, dịch bệnh.
• Tài trợ làm nhà đại đoàn kết, nhà tình nghĩa cho các đối tượng chính sách.
• Tài trợ cho nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ.

Ngược lại, các khoản chi tài trợ, ủng hộ địa phương, đoàn thể, tổ chức xã hội khác không thuộc danh mục trên sẽ không được trừ khi tính thuế TNDN (Khoản 17, Điều 10).

Góc nhìn chiến lược: Trong khi chi phí tài trợ được trừ (bên tài trợ), thì khoản tài trợ nhận được (bên nhận) lại là một khoản thu nhập được miễn thuế theo Điều 4, Khoản 8 của Luật Thuế TNDN. Việc hiểu rõ cả hai mặt của quy định giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện khi tham gia các hoạt động xã hội.

3.5 Các Khoản Chi Phí Trích Trước và Dự Phòng

• Dự phòng: Việc trích lập và sử dụng các khoản dự phòng (dự phòng giảm giá hàng tồn kho, nợ phải thu khó đòi, bảo hành sản phẩm...) phải tuân thủ nghiêm ngặt các hướng dẫn của Bộ Tài chính. Phần trích lập không đúng quy định hoặc vượt mức sẽ không được trừ (Khoản 5, Điều 10).
• Trích trước: Các khoản chi phí trích trước theo kỳ hạn (ví dụ: chi phí sửa chữa lớn TSCĐ) mà đến hết kỳ hạn chưa chi hoặc chi không hết thì phải hạch toán giảm chi phí tương ứng vào kỳ tính thuế kết thúc hợp đồng (Khoản 7, Điều 10). Việc trích lập không tuân thủ quy định sẽ dẫn đến rủi ro bị điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế.

Nắm vững các quy định chi tiết này là bước đầu tiên. Bước tiếp theo, quan trọng không kém, là xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả để chủ động quản lý và bảo vệ các khoản chi phí này.

4. Khuyến Nghị Hành Động: Xây Dựng Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ Để Bảo Vệ Chi Phí Thuế

Việc chủ động xây dựng một quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ thay vì chỉ xử lý các vấn đề khi phát sinh là yếu tố sống còn. Một hệ thống kiểm soát và lưu trữ chứng từ khoa học không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn là công cụ bảo vệ tài sản, tối ưu hóa chi phí và tạo lợi thế cạnh tranh. Dưới đây là danh sách các hành động khuyến nghị mà doanh nghiệp có thể triển khai ngay lập tức.

• Rà soát và hoàn thiện các quy chế nội bộ: Xây dựng hoặc cập nhật Quy chế tài chính, Quy chế lương thưởng, Quy chế công tác phí. Quy định rõ ràng, minh bạch các điều kiện, định mức và thẩm quyền phê duyệt đối với từng khoản chi (nhằm giảm thiểu rủi ro chi phí lương thưởng, phúc lợi bị loại trừ theo phân tích tại Mục 3.1 và đảm bảo các khoản thanh toán do người lao động ủy quyền được chấp nhận theo Mục 2.3).
• Quy trình hóa việc kiểm tra chứng từ: Thiết lập quy trình kiểm tra "3 chiều" bắt buộc: đối chiếu giữa Hợp đồng/Đơn đặt hàng – Hóa đơn – Chứng từ thanh toán trước khi hạch toán và thanh toán. Đây là tuyến phòng thủ đầu tiên để đảm bảo đáp ứng Nguyên tắc 2.
• Kiểm soát chặt chẽ việc thanh toán: Đảm bảo 100% giao dịch có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên được thực hiện qua kênh thanh toán không dùng tiền mặt. Lưu trữ đầy đủ và có hệ thống các chứng từ ngân hàng như ủy nhiệm chi, giấy báo Nợ, sao kê tài khoản để đáp ứng Nguyên tắc 3.
• Phân loại và hạch toán riêng biệt: Nếu doanh nghiệp có cả hoạt động được hưởng ưu đãi thuế và hoạt động không được hưởng ưu đãi, phải tổ chức hạch toán riêng doanh thu, chi phí cho từng hoạt động. Trường hợp không thể hạch toán riêng, cần xây dựng tiêu chí phân bổ chi phí chung một cách hợp lý và nhất quán.
• Lưu trữ chứng từ khoa học: Xây dựng hệ thống lưu trữ hồ sơ (cả bản cứng và bản mềm) một cách khoa học, theo thứ tự thời gian, theo nhà cung cấp hoặc theo loại chi phí. Đảm bảo hồ sơ dễ dàng truy xuất, sẵn sàng cung cấp khi có yêu cầu thanh tra, kiểm tra từ cơ quan thuế, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro.

Kết luận

Việc am hiểu và tuân thủ chặt chẽ các quy định về chi phí được trừ theo Luật Thuế TNDN 2025 không đơn thuần là một công việc của bộ phận kế toán, mà là một nhiệm vụ chiến lược của toàn doanh nghiệp. Bằng cách áp dụng các nguyên tắc nền tảng và xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ vững chắc, doanh nghiệp không chỉ đảm bảo an toàn về mặt pháp lý mà còn tạo ra nền tảng tài chính vững mạnh, góp phần vào sự phát triển bền vững trong tương lai.