5 Thay Đổi Quan Trọng Về Sổ Sách Kế Toán Cho Hộ Kinh Doanh Theo Thông Tư 152 Mới: Bạn Đã Sẵn Sàng Cho 2026?

1. Người thân trong gia đình có thể chính thức làm kế toán cho bạn

Đây là một trong những quy định mang tính thực tiễn cao nhất. Theo Điều 2 của thông tư, ngoài việc thuê dịch vụ kế toán chuyên nghiệp, người đại diện hộ kinh doanh có thể bố trí người thân trong gia đình làm công việc kế toán. Những người thân này bao gồm: bố đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi, vợ, chồng, con đẻ, con nuôi, anh, chị, em ruột.

Quy định này mang lại sự linh hoạt đáng kể, đặc biệt với các mô hình kinh doanh gia đình. Nó không chỉ giúp tiết kiệm một khoản chi phí đáng kể mà còn pháp lý hóa việc tận dụng nguồn lực đáng tin cậy ngay trong gia đình, đảm bảo sự tin tưởng và bảo mật thông tin tài chính. Dù vậy, cần lưu ý rằng người được giao nhiệm vụ vẫn nên có hiểu biết cơ bản về các nguyên tắc kế toán để đảm bảo tính chính xác cho sổ sách.

2. Áp dụng các mẫu sổ kế toán tiêu chuẩn, rõ ràng

Thông tư 152 đã chấm dứt tình trạng "mỗi nơi một kiểu" bằng cách cung cấp một danh mục và biểu mẫu sổ sách kế toán chuẩn hóa mà các hộ kinh doanh cần áp dụng. Một số mẫu sổ kế toán tiêu biểu bao gồm:

• Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số S2b-HKD)

• Sổ chi tiết doanh thu, chi phí (Mẫu số S2c-HKD)

• Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu số S2d-HKD)

• Sổ chi tiết tiền (Mẫu số S2e-HKD)

Việc sử dụng chung một biểu mẫu chuẩn hóa giúp giảm thiểu tranh cãi và bất đồng khi giải trình số liệu. Cơ quan thuế có thể đối chiếu thông tin một cách nhanh chóng và nhất quán, trong khi chủ kinh doanh có một "lộ trình" rõ ràng để tuân thủ, tránh được các lỗi ghi chép tùy tiện có thể dẫn đến phạt.

3. Chuyển đổi số được khuyến khích: Lưu trữ chứng từ điện tử là hợp lệ

Nắm bắt xu hướng số hóa, Khoản 1, Điều 3 của thông tư khẳng định rằng các hộ kinh doanh được lựa chọn lưu trữ tài liệu kế toán (như hóa đơn, chứng từ, sổ sách) trên "phương tiện điện tử hoặc bằng giấy".

Đây là một bước tiến quan trọng, giúp các chủ kinh doanh tiết kiệm không gian lưu trữ vật lý, giảm chi phí in ấn và dễ dàng hơn trong việc quản lý, tìm kiếm dữ liệu. Đây là thời điểm tốt để bạn bắt đầu tìm hiểu các phần mềm kế toán đơn giản cho hộ kinh doanh hoặc các giải pháp lưu trữ đám mây an toàn để hiện đại hóa công tác quản lý của mình.

4. Ghi nhớ "Quy tắc 5 năm" đối với việc lưu trữ tài liệu

Một quy định cụ thể bạn cần phải nắm rõ là thời hạn lưu trữ hồ sơ. Theo Khoản 2, Điều 3, tất cả các tài liệu kế toán phải được lưu trữ trong thời gian tối thiểu là 05 năm.

Việc tuân thủ nghiêm ngặt quy định này là cực kỳ quan trọng để giải trình khi có sự thanh tra, kiểm tra từ cơ quan thuế, giúp bạn tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có. Hãy thiết lập một quy trình lưu trữ rõ ràng ngay từ bây giờ, dù là bằng tủ hồ sơ được dán nhãn theo năm hay thư mục trên máy tính, để tránh thất lạc tài liệu quan trọng.

5. Sổ sách không chỉ để quản lý nội bộ mà còn là cơ sở kê khai thuế GTGT và TNCN

Thông tư 152 tạo ra một liên kết chặt chẽ và không thể tách rời giữa sổ sách và nghĩa vụ thuế bằng cách cung cấp các mẫu sổ doanh thu riêng biệt, tùy thuộc vào phương pháp kê khai thuế của bạn. Cụ thể:

• Nếu bạn thuộc đối tượng phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN theo phương pháp tỷ lệ phần trăm (%) trên doanh thu, bạn sẽ sử dụng Sổ doanh thu theo Mẫu số S2a-HKD làm căn cứ trực tiếp để xác định số thuế phải nộp.

• Ngược lại, nếu bạn thuộc đối tượng không phải nộp thuế GTGT, không phải nộp thuế TNCN, bạn sẽ sử dụng Sổ doanh thu theo Mẫu số S1a-HKD để theo dõi và xác định tình trạng tuân thủ của mình.

Sự phân định rõ ràng này khẳng định rằng việc ghi chép sổ sách không còn đơn thuần là công việc quản lý nội bộ. Nó đã trở thành một phần của quy trình pháp lý kê khai thuế, khiến cho sự chính xác và kỷ luật trong việc ghi chép hàng ngày trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.

Thông tư 152/2025/TT-BTC thực sự đã mang đến một khuôn khổ pháp lý rõ ràng, thực tế và phù hợp hơn với hoạt động của các hộ, cá nhân kinh doanh. Những quy định mới không chỉ giúp đơn giản hóa công tác kế toán mà còn thúc đẩy sự minh bạch và tuân thủ pháp luật về thuế.

Với những hướng dẫn mới này, bạn sẽ điều chỉnh cách quản lý sổ sách của mình như thế nào để chuẩn bị cho năm 2026?